试论档案现代化管理的意义及措施

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1、试论档案现代化管理的意义及措施摘要：档案现代化管理是社会信息技术发展的必然要求，对企业的管理具有重要意义。木文主耍探讨了档案现代化管理的意义及措施，提高档案资源的利用率，完善企业的管理。关键词：档案管理现代化意义措施新和管理创新上，将计算机技术、网络技术等应用到档案管理屮，并改革创新档案管理方式，完善档案管理制度，提高档案资源的利用率。一、档案现代化管理的意义1.有利于实现档案资源共享。传统纸质档案是企业或单位内部独自拥有的资料，实现资源共享需要消耗人力、物力、财力，并通过“调档”的方式才能获取资源，造成档案资源流通速度慢，降低了档

2、案资源在社会中的利用率。档案现代化管理主耍利用现代化网络技术，通过计算机将档案信息进行存储和传递,提高了各个部门对档案资源的利用效率。2.有利于节省档案存储空间。传统纸质档案的保存需要先统一分类管理，再专门放置在档案室中，由于档案种类多种多样，需要占用大量保存空间，不利于有效的管理。档案现代化管理主要利用计算机将纸质档案转化为电子档案，可以存储在电脑硕盘中，也可存储至光盘中，不仅节省存储空间，也方便资料的复制利用，一定程度上也节省了人力。3•有利于查询和方便管理。传统纸质档案采用手工整理归档、编制检索工具的方法提供查询需要，但这需要

3、耗费大量时间和人力，影响工作效率，人工查询的方法耗费使用者的时间。档案现代化管理利用网络技术和计算机技术，不仅提高了档案管理的效率，也设计出人性化、方便快捷的检索工具，提高档案查询的效率。4.有利于改善档案现代化管理的现状。档案现代化管理在实际发展过程中存在许多问题，首先档案科学管理水平低，档案的利用率不高;其次,档案现代化管理制度存在缺陷，不够标准规范;第三，信息技术在档案现代化管理中的应用水平较低，档案现代化管理的整体水平较低;最后，档案现代化管理人员的综合素质不高。对于当前档案管理的现状，完善档案的现代化管理具有重要意义。二、

4、档案现代化管理的措施1.转变档案管理意识和观念。企业或单位档案部门和全体档案管理人员应摆脱原有传统观念，树立现代化档案管理意识，充分认识和了解档案现代化管理对企业发展的重要意义。在档案管理工作中树立创新意识，将网络技术、先进管理理念、创新知识等相结合，不断创新档案管理方式，实现从传统档案管理向现代化管理方法的转变。企业或单位领导要正确看待档案管理，重视档案现代化管理工作的开展,加大对档案现代化管理的关注和投入，积极引进先进的技术和管理方法,从实质上实现档案现代化管理。2.建立并完善档案现代化管理制度。首先，要规范和标准档案管理的基础

5、性工作，将档案按照不同种类进行收集和整理，并进行科学分类，对不同重要程度的档案要分开存储。其次，要做好档案数据库的建设工作,将纸质档案通过扫描件等方式存储到档案数据库中，并以计算机终端对档案文字进行识别、搜索和浏览，对于重要档案做好加密工作，运用先进的加密技术，保证档案的保密性。最后，要建立互联网档案共享平台，实现电子档案信息的网络化和共享化，实现企业内部或不同地域电子档案信息的共享，提高档案资源的利用率。3•采用现代化的档案管理方法。首先，要充分利用计算机网络技术建立企业内部档案管理网页，实现档案资源的电子存档和网上检索，为档案资

6、料的使用者提供更好的服务。其次，要建立电子档案数据管理中心，档案查询、利用等服务功能具冇限制性或保密性特征，不仅实现了电了档案信息资源的共享，又保障了档案的保密性。在信息飞速发展的时代，传统的档案管理方式必然发生变化，企业更加注重档案资源的时效性，因此档案管理要注重时效性，通过信息系统、侍息网络及时准确地获取档案信息。档案管理部门充分利用互联网技术，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，及时有效的收集企业的档案信息，并在档案数据管理中心上进行自动归档。4.提高档案管理人员的综合素质。档案现代化管理T作的技术性和专业性较强，因此要加

7、强对档案管理人员的培训投入，系统的学习档案管理知识，学习现代化管理技术和网络技术;完善档案管理人员的考核制度，不定期对档案管理人才进行考核，制泄相应的奖惩制度，提高工作积极性和主动性;还耍积极宣传档案现代化管理的理念。除此以外，还耍不断培养档案管理人员的思想道德、服务精神、工作观念、创新意识。总之，传统的档案管理已经无法满足高速发展的社会对信息资源的需求，因此要树立现代化的档案管理理念，制定完善的档案管理制度，充分利用现代化网络技术，不断创新档案管理方法，实现档案现代化管理水平的提高。参考文献[1]孙亚萍•浅谈档案现代化管理中存在的

8、问题和解决措施[J]•科技创新导报，2014(25)：191[1]武春梅•对档案管理工作现代化进程的有效措施分析[J]・中小企业管理与科技(上旬刊),2010(10)：39-40