试论档案的现代化管理

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1、试论档案的现代化管理摘要：信息时代中，知识和信息已成为经济发展的重要资源，并引起全球性增长模式和发展观念的变化。信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。本文旨在讨论分析信息时代档案建设的方式方法。　　关键词：档案管理现代化信息安全　　　　一、计算机X络环境下档案信息安全存在的问题　　1、人文管理滞后　　据有关统计显示，现在90％以上的X站存在严重的漏洞，X站遭到攻击，并不全因为对方手段高明，而是X络管理人员缺乏安全意识。据统计，90％的X络管理人员没有受过正规的安全培训，多数单位都没有重视对X络

2、安全的投入，很多站点的管理员还都是新手，在操作中漏洞百出。　　2、安全技术滞后　　X络与应用技术的发展很快，一方面，新的技术不断推动新的应用；另一方面，因为安全技术是一种在对抗中发展的技术，不断出现的应用安全问题成为安全技术发展的促进力。在这个意义上讲，安全技术总是滞后的。这种滞后带来了巨大的安全脆弱性。　　3、组织管理滞后　　现代信息环境是一种交互式环境。是动态发展变化的。安全与效率在本质上是矛盾的，安全常增加各种限制，而人的天性常常是突破这种限制以追求效率。在这个过程中，管理就显得特别重要，又特别难以达成。所以我们需要构建一种技术管理与制度法规管理相结合的新的管理模式。　　二、加强档案

3、现代化管理的对策　　1、建立文书资料“收集X”，确保资料完整性　　档案管理工作实现规范化、科学化的前提是确保资料的完整性，而文书资料的整理归档工作一般按年度进行，如果到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，将会加大工作量，而且会由于时过境迁造成资料流失。所以把“运动式”的年底收集工作变成“日常式”平时收集就显得十分重要。为此，建立了由办公室确定一名专职文书工作人员，各部门分别确定一名兼职文书工作人员的文书资料“收集X”，即：办公室负责全单位的文书资料收集工作，各部门负责收集各自在日常工作中形成的文书资料，按季度交由办公室统一保管。　　同时，在日常工作实践中形成了统一的管理思路：一是要严格登

4、记。通过登记建账，做到“家底清楚”，有据可查。登记时既要对通过正常渠道传送的文件资料进行逐件登记，更要督促外出开会、检查工作等有关人员将带回本单位的文件材料及时送交办公室并逐件登记，以使“账外文件”也能及时收回，免出漏洞。二是要及时收集。多数文件资料在承办部门留存时间过长，容易散失。所以，平时的收集工作就显得十分重要。　　2、严把“公文制发”质量关，实现档案标准化　　公文是文书档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的质量，不仅决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，是决定档案工作规范化、标准化的前提。因此，我们在公文制发上注重解决好以下几个问题：一要检查制发公文是否履行了

5、签发手续，是否符合审批权限；二要检查公文标题和内容、主送单位和抄送单位等是否准确；三是要看使用文种是否合理，拟制格式是否规范，行文称呼和使用文字是否规范等；四是公文用纸规格要统一规范，符合国家标准，排版形式为横写横排，左侧装订，公文字迹是否牢固清晰。　　3、拓宽工作思路，实现了文书档案电子化管理模式　　在传统手工操作管理模式中逐步渗透现代化管理技术，建立了文书档案电子管理体系。在计算机中建立专门的归档文件管理系统，按年度将本单位的人员基本情况、大事记、会议资料、发文发函、工作总结、信息、归档文件目录等资料全部输入计算机相应文件目录下，并每年制作成光盘，既便于永久保存，又便于快捷合理利用，从

6、而实现文书档案电子化管理化管理模式。　　三、对机关档案管理人员的基本要求　　1、要严把选人关。档案工作是一项政策性很强的工作，根据新形势档案工作的需要，选配档案管理人员时，要注重选拔思想政治素质高，年纪轻、学历高、擅长计算机操作，有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。　　2、要强化培训，优化档案管理队伍素质。注重实用性，定期分期分批集中组织档案管理人员学习业务知识，围绕疑难问题进行研究探讨，以达到取长补短，共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学，并加强自学情况检查和督促，从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。　　3、要引入竞争，形成有效激励机制。档案管理的核心就是将

7、人力资源当中蕴藏的一切力量都挖掘和发挥出来。在这一过程中有效利用激励机制是调动人的积极性和创造性的重要手段。一是人性激励。注重从政治待遇、生活待遇等各方面关心爱护档案管理人员，大力调动档案工的积极性和创造性。二是知识激励。在创造条件对档案管理人员进行业务培训的同时，鼓励他们自学成才和参加各种继续教育活动，对自学成才者重新量才使用。三是目标激励。根据工作任务科学、合理地制定目标及目标完成与否的奖惩制度，从而激励每一位档案工