高效會議管理技巧

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1、《高效會議管理技巧》內容摘要第一講當今命議面而觀第二講會議效率不高的原因及解決方案第三講開會前的準備工作笫四講成功會議的五種策略笫五講會議中的満通與反饋技巧第六講主持人的會議管理技巧第七講如何對待會議中的意外情況第八講主持人與參會者的守則與責任笫九講會議記錄笫十講會後跟進【內容摘要】第一講當今會議面面【本講重點】會議的意義會議的FI的會議的種類會議的頻率會議成木的計算會議的主要冃的就是解決問题，但由於開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魔

2、；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率n有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。會議的意義1.會議是一個集思廣益的渠道1-1集思廣益圖如上圖l-i,會議是-•個集合的載鹘。通過會議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生“金點子”O許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。1.會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大於一人的情況下發生的，即使是只冇两個人的會議，這南個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或

3、部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示-•個組織或部門的存在價值。互为前提1-2組織或部門與會議2.會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕人多數情況下都是i種群髏溝通。随著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過E-mail.多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體満通，即會議這種方式，是任何其他満通方式都無法替代的。因爲這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。会垃的目的：＞开展有败的沟通＞传达姿讯＞监督员工.协调矛用＞达成协议鸟解决问题＞法

4、源共專＞开发创意♦開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現冇效满通是會議的一個主要冃的。♦傳達資訊通過會議可以向員工通報-些決定及新決策也就是說向員工傳達來白上級或其他部門的相關資訊。♦監督員工、協調矛盾許多公司或部門的帘規會議具主耍目的是爲了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，瞭解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“而對而”的形式，來有效協調上下級以及員工之問的才盾。♦達成協定與解決問題達成協定與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協定的産生和問題的解決。发现间

5、衡壘间点明困题芥寻题的轻溺在/找解决/雄/重缓急想出新评议新确定行点子/点子/动纲领圖1-3達成協定與解決問題的6個步驟♦資源分亨利用開會彙集資源，以期相互犁助，共同進步。♦開發創意開發創意的會議冃的突岀反映在廣告公司、媒體公詞中。通過舉行會議形成新的構思、，並且論證新構思，使其具有可行性。♦激勵士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是爲了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。♦鞏固主管地位經理或主管舄了體現自身的存在價值，更爲了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強化白

6、己的地位。會議的種類會議可以按照人數、開會方式和開會口的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。表1-1會議的種類按人數分類按開會方式分類按開會FI的分類•團體會議•一對"會議•血對面會議•電話會議•視頻會議•宣佈人事安排、講解政策的會議•當衆表揚或批評別人的會議•臨時處理突發事件的會議•固定的團隊會議•集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有具合理的發牛頻率，只有掌握了合理的會議發牛頻率，才能更高效地利川各種會議解決問題、達到目的。1.固定的部門會

7、議逮议频率：至少每月一次注意挙顷：＞不能多千每周一次，否贝4容易形成拖沓的不良习惯；2.全體會議3.處理突發事件的會議建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。4.一對一會議＞将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽進成工作上的被动・會議成本的計算會議成本分爲時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非常可觀的一筆數目，它關係到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閒視之。1.會議的時間成本时间成本=參加会议的人数x（与会者的准备时间+与会者的旅行

8、时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）注意：如果时间成本不太克观，刃,转按成金钱成本。金钱成本=开会的时间成本x与会人员平均每小时的薪水2.直接的會議成本3.效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由於管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以卜「3種情況：效率损失的3中情况：＞因不及时接斤重要寥户的电话而损失一大笔生意＞不