主持企業會議技巧

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1、主持企業會議技巧公司成員聚在一起開會時，目的是要辦事–收集信息、討論問題、並對如何解决或處理這些問題做出决定。企業選擇的開會方法常常取决於會議的類型和規模。例如，年度股東大會通常在大房間舉行，有很多人參加，討論重點是企業前一年的業績。董事會會議、管理人員會議或委員會會議的參加人數較少，與會人員圍坐在會議桌旁，討論政策和經營問題。不管會議是什麽類型、規模大小，要舉行有效的會議都必須精心計劃和準備。這份資料簡報的目的是討論舉行有效會議必不可少的五個要素。這些要素是：主席、日程、决策過程、掌控恰當的討論和卓有成效的實際

2、籌劃。主席會議主席應精心挑選。主席負責主持會議，應熟悉議會議事程序並樹立始終如一實施該程序的榜樣。作爲會議的主持，主席必須瞭解企業的規章制度和政策、會議的目標和目的，而且認識與會人員並鼓勵他們的參與。如果開會中有成員對程序提出任何問題或發生衝突，主席有權維持對會議的控制。主席發揮以下的重要作用：認識與會人員並幫助他們參與確定與會人員的技巧和能力，鼓勵他們參與指定的活動，檢查進程並提供指導和協助。提前計劃確定需要在會議上討論的業務項目，决定可供選擇的方法，然後選擇完成任務的最好方法。爲會議做準備需要時，在幹事和其他

3、管理人員的協助下計劃日程並檢查所有會議安排。主持會議在會議中提出議事規則，由會議成員批准接納，按照日程依序開會，讓與會者參加討論並確保秩序。評價會議評價每次會議，確保會議達到了預期目的。以下是會議决策的兩種方法：議會議事程序比較正式，更適合大型會議如年度股東會議，另一種方法是基於一致同意的决策，用於小型會議，如董事會會議、管理人員會議或委員會會議。儘管正式使用議會議事程序更適合大型會議，其原則應指導所有會議。1.議會議事程序：對於“按慣例”採用議會議事程序的會議，以下是有關議事程序的常見問題和答案。我們使用了《羅

4、伯特議事規則》作爲參考。問：提出提案和表决步驟的正常順序是什麽？答：提案可經過九個步驟：1.提議–與會者提出的建議，只需陳述“我提議…”2.附議–另一個與會者覺得建議值得討論，就說“我附議這個提議”。3.陳述–由主席或幹事確認措辭記錄的正確性，而且每個人都理解提議的目的。4.討論–任何人發言前，都必須向主席致意，並僅僅就提議發言。提出提議的與會者有權首先發言，並應被邀請首先發言。討論中，每個與會者都有權就同一個提議發言兩次。5.修正–通過增删或替換詞語，改變提議的措辭和/或目的。注意：每次修正都要經過如提案相同的

5、九個提出提案和表决的步驟。6.宣告–經過充分討論，提出提議、討論和表决以結束辯論，並接著對主要提議進行表决，或由主席自行决定宣告舉行表决。7.重新陳述–向會議全體成員宣讀提議，確保每個人都理解表决內容。8.表决–主席宣布以下選擇：“贊成的？”、“反對的？”或“弃權的？”，並爲各種投票計票。9.宣布–表决結果由主席宣布，並由幹事記錄在會議記錄中，作爲將來的參考。問：對提議可進行多少次修正？答：修正案有兩種，關於提議的修正案爲“一級修正案”（提議的修正案），關於提議修正案的修正案爲“二級修正案”（提議修正案的修正案）

6、。只能在提案程序中，同時討論每個級別的一個修正案。大部分提議可進行無數次修正，但“二級修正案”不能修正（即不允許修正修正案的修正案）。問：到會人數未達到法定人數時，能否開會？答：法定人數是必須出席特定會議（如年度股東大會、董事會會議）的有資格的投票人的最低人數，達到法定人數才能開會。法定人數通常在組織的規章制度中規定。對於董事會會議，法定人數通常爲董事會成員的多數。如果在指定的開會時間未達到法定人數，則：-主持會議的管理人員可解散到會人員；-到會人員可同意非正式開始會議日程，等待未來的會議批准該非正式會議所做出的

7、任何决定；或-到會人員可討論感興趣的問題，但不做任何决定。問：誰是主持會議的管理人員？答：規章制度往往指定總裁主持會議。一些組織指定前任總裁、特別主持人或不同成員輪流主持會議，這樣總裁就可以參加關於政策的討論了。問：經過很多辯論，我們還是沒有準備好對提議表决。我們該怎麽辦？答：大家可考慮提議把這件事擱置到下一次會議，這樣可收集更多信息。提議擱置後，會議可以暫時放下懸而未决的問題。或者，如果沒有人反對，提議者也可以撤回提議。問：如果有人在會場上大聲說“問題”，該怎麽辦？答：會場上有人大聲說“問題”，表示有人想提議表

8、决。只有主席覺得提議已進行了合理的辯論，大部分成員已準備好表决，才能要求表决（如“贊成的？”等）。主席可就應否表决的問題，要求與會者表决。問：會議應如何處理委員會的報告？答：提議“收到”一份報告暗示並未接納會議報告的結論或建議，例如每月的未審計財務報告。提議全部或部分“通過”一個報告，即會議接納報告的一些或全部建議，並往往暗示著要採取一些行動。提議“接受”一個報告意味著會