[经营管理]會議管理程序書

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1、制訂日期：89年10月26日

2、—修訂日期:—i—H—E―

3、版次：A.0版頁次第］頁共5頁I爲達成公司政策之一貫性，目箱之明朗，掌握工作之進度及預算費用執行认況及跨部門的工作協扁，能配合客戶之要求，提供更好、目白勺的產品與服務。二、範本公司之各項會議均適用之。三、定義八、四、權責單位總經理室五、作業流程NoT流程會議需求修訂日期：年月日六、作業內容Who‘When‘Where‘Howtodo?What七、參考文件A、應用表單總務人事組計劃/修訂總經理審核6.1會議需求6.1.1定期召開之例行會議6丄1.1依ISO規定之管理審查會議。6.1.1.2營業目標未達成時。6.1.1.3執

4、行專案時，跨部門之工作協調與溝通；專案完成時。6丄2不定期召開之工作會議不列入計劃中。6.2計劃/修訂6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與會人員與會議主題等相關資料'排定。年度會議計劃表〃(MS-G4-0106)如附件1，呈總經理審核。622總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。6.3審核6.3.1總經理依年度政策之需求及掌控工作進度之需求，審核。年度會議計劃表〃(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進入流程冈，進行公佈實施作業若末核可，則回到流程旦，進行計劃修訂作業。年度會議

5、計劃表(MS-G4-0106)總務人事組公佈實施6.4公佈實施6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】立相關規定將。年度會議計劃表〃(MS・G4・0106)如附件1辦理公告，並其分發給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表'由各會議召集人據以召開會議。文件與資料管制程序書(MS-M2-0501)年度會議計劃表(MS-G4-0106)年度會議計劃表(MS-G4-0106)四、權責單位相關單位總務人事組五、作業流程No5流程通知相關單位會前準備相關單位會議召開修訂日期：年月日六、作業內容Who‘When‘Where‘Howtodo?What6.5通知6.5.1各會

6、議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送交方式，分發。會議通知單〃(MS・M4・0108)如附件2給各會議之與會人員，若有變更則另行以電話通知，若爲每週召開一次之會議，由各會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發。會議通知單(MS-M4-0108)如附件2。6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前，應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容651之相關規定，通知各會議之與會人員。6.6會前準備6.6.1各會議召集人於召開會議前，依。會前準備清單〃(MS・M4

7、・0111)如附件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管抬派，準備會議所需之資料與文件。6.7會議召開6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，主席依會議程序依序進行。6.7丄1會議程序：A主席宣佈會議開始B主席致詞C上次會議決議事項檢討報告D討論事項七、參考文件A、應用表單會議通知單(MS-M4-0108)會前準備清單(MS-M4-0111)四、權責單位五、作業流程No相關單位相關單位流程記鈿修正審核修訂日期：年月日六、作業內容Who，When，Where5Howtodo5WhatE臨時動議F結論G散會6.7丄2注意事項A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽

8、到。B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯絡報備'未報備者依公司差勤之相關規定論處；若因故無法與會時，應於會議開始向各會議召集人請假，若未經准假而無故不到者，依曠職論處。C若未事先指派記錄人員，主席於會前指派。D主席應注意議程進行之掌控，把握時效並使議事功能確實發揮。E會議決議事項由各會議主席負責迫蹤管制。6.8記錄6.8.1會議記錄人員應於會後三個工作天內，完成會議記錄(包含繕寫、打字與校稿)，呈該會議主席進行審核，會議記錄表格式樣詳見。會議記錄首頁〃(MS-M4-0109)$U附件4與。會議記錄內頁〃(MS・M4・0110)如附件5。6.8.2會議記錄人員

9、依各會議主席提示，修正遺漏或誤差內容。6.9審核6.9.1各會議主席依會議內容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進入流程冈，進行分發辦理作業'若有'則回到流程冋'進行修正作業。七、參考文件A、應用表單會議記錄首貞(MS-M4-0109)會議記錄內貞(MS-M4-0110)XXX線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第5頁共5頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who‘When‘Where‘Howt