【精品】会议管理规定

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1、千年舟投资集团有限公司会议管理规定发布日期：2011年05月250实施日期：2011年05月25日文件编号QNZ-JT-Q-XZ-002文件主控部门行政部版本号AO文件名称：会议管理规定版本：A0文件编号：QNZ-JT-Q-XZ-002页码：共8页第2页1.总则会议管理规定为明确会议方向和提高会议效率，协调公司及部门之间的工作，特制定本规定。2.原则会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行。3.适用范围本规定适用于公司各种类型的会议。4.会议分类及组织公司的会议根据性质分为例会、专题会、研讨会、员工大会及其它会议五类。4.1.例会：4.1.1公司中高层管理例会：每月召开一次，具体时间及

2、参加人员以通知为准。会议主要总结评价上月各部门工作情况，安排布置下月工作任务；并就公司管理工作中的重点问题进行研究和讨论。4.1.2周例会：指各部门内部工作例会。主要为各级部门布置内部工作，协调内部关系，传达上级指示。42专题会：可以是在部门内举行，也可以是在部门间举行，主要包括经营活动分析会、营销活动报告分析会等针对专门主题所召开的会议，不定期召开，必须以会议纪要的形式对所分析问题得出相应的结论。4.3.讨论会：可以是在部门内举行，也可以是在部门间举行，主要针对某个或某类（如:技术改造难题）问题召开，发动大家集思广意，允许暂时没有结论。4.4•员工大会：一般设在半年及年终各组织一次，通报

3、公司发展战略、经营现状、总结表彰先进等，由公司行政部组织。4.5•各公司或各部门间需进行工作协调的，均可申请召开非例会、专题会、研讨会、员工大会的其它工作相关的协调或联络会议，相关流程由提出开会需求的部门负责发起。46以上各种会议召开必须先填写《会议申请单》（附件一）提交行政部，由行政部与会场提供方确认会场地点，安排会议所需要的各种配套设施设备及服务支持。如会议过程中有餐饮住宿及车辆需求，均按照餐饮住宿申请及车辆使用申请流程执行。5.会议通知5・1.公司间会议由会议发起公司的行政部负责下发通知，部门间工作会议由召集部门负责下发通知。5.2.会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人

4、、需带资料以及通知方文件名称：会议管理规定版本：AO文件编号：QNZ-JT-Q-XZ-002页码：共8页第3页法和途径。2.3.会议召开时间和地点如有变动，负责通知的部门应尽可能提前4小时通知参会人员，以方便参会人员进行合理有序的工作安排。6・会前准备6・1会议准备包括议题、议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料，对会议进程的预测和对策。6・2会议发起者应认真填写《会议程序表》（附件二），并呈报经上级领导审核。3.3与会人员接到通知后就议题认真准备好简洁明快的发言稿。6・4会议场所提前布置，保持整洁，所需设施设备提前到位并调试正常。4.会议议程7・1重要或大型会议，主持人事先安排好

5、与会人员座次，并根据需求摆放席签。7・2会议议程按照《会议程序表》内容由主持人在会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。7・3会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。7・4会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。7・5与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。5.会议纪要&1各类型会议应由部门指定人员进行记录，并统一填写《会议纪要表》（附件三），会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。8.2会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。8.3会议纪

6、要由记录员送达至相关部门和人员。9.会议考勤9.1.会议记录员负责安排参会人员填写《签到表》（附件四）。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续。9.2.与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。10.参会纪律10.1.与会人员应提前5分钟到会，不得迟到早退、不得大声喧哗、不得来回走动。文件名称：会议管理规定版本：AO文件编号：QNZ-JT-Q-XZ-002页码：共8页第4页10・2・迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。10・3・与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。10・4

7、・会议期间与会人员应关闭通讯工具或改为振动，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。10・5・与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。10・6・与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者求全责备。11・保虜事项11・1・会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先做好保密防范措施。11.2.会议人员、记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。11.3.涉及到秘