第2讲_邮件信函合并

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1、第2讲邮件信函合并本次课程主要内容1、邮件信函简介2、制作信函和信封3、制作标签（目录）4、常用域的使用10/8/20212《大学计算机二》案例1：生日请柬学生李小明将要过生日，想发请柬给同学们，那她应该如何完成呢？请柬内容如下（1）亲爱的***同学：我热情的邀请您参加我的生日Party，时间是2011年4月1日，地点：豪食汇三楼。请您参加！！！您的同学：李小明（2）同学名单：张三、李四、王五、赵六、田七生活中还有哪些类似的案例?10/8/20213《大学计算机二》46100河南郑州二七路33号新天地电脑公司王凤女士温州大学城市学院信息工程分院邮编：32503510

2、0082北京市东城区东四条66号北京万众房地产开发公司赵虎先生温州大学城市学院信息工程分院邮编：325035100081北京市海淀区学院路88号永胜电子科技有限公司王磊先生温州大学城市学院信息工程分院邮编：325035案例2：名片10/8/20214《大学计算机二》2.1邮件合并简介1、邮件合并概念：邮件合并是将一个文档中的信息插入到另外一个文件中，将可变的数据源和一个标准文档相结合。邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可

3、以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。2、适用的范围:日常生活中，经常需要发送通知、请柬、奖状、毕业证书等。这些文档的大部分内容相同，少部分内容变化，可以使用邮件合并的方式来完成。10/8/20215《大学计算机二》2.1邮件合并简介3、邮件合并的组成部分：（1）一个主文档：包括要重复出现的信息。（2）一个数据源：用来提供替换的数据。数据源类型：电子表格、数据库或文本文件（3）合并域：用于指示Word在何处插入数据源中的数据。在邮件合并中，主文档，数据源和合并域，就是三个基本要素。10/8/20216《大学计算机二》4、邮件合并四步骤：（1

4、）打开或创建主文档；（2）创建或打开数据源；（3）在主文档所需的位置插入合并域名字；（4）执行合并操作。2.1邮件合并简介10/8/20217《大学计算机二》2.2案例：批量制作通知书和信封每年的招生结束后，学校招生办的老师都要给录取的新生寄发录取通知书。招生办的老师想在一天之内把600多位同学的通知书打印出来，装在信封中，并寄发出去。招生办老师在那里奋战了三个多小时，只做出了2百多封。招办老师很着急，有什么快速的方法来解决这个问题呢？10/8/20218《大学计算机二》方法1：采用向导制作通知书1、创建一个新的文档：步骤：“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合

5、并”命令①②③10/8/20219《大学计算机二》2、制作信封主文档向导第一步：选择文档类型步骤：“邮件合并”任务窗格→选择文档类型→“信函”选项→“下一步：正在启动文档”①②③10/8/202110《大学计算机二》2、制作信封主文档向导第二步：选择开始文档步骤：“邮件合并”任务窗格→选择开始文档→“使用当前文档”选项→在本文档中输入主文档中的信息并保存→“下一步：选取收件人”①②③10/8/202111《大学计算机二》3、加载数据源步骤：选取收件人→使用现有列表→浏览→在弹出的对话框中选择数据源①②③10/8/202112《大学计算机二》3、加载数据源步骤：撰写信

6、函→其他项目→在弹出的对话框中依次插入合并域10/8/202113《大学计算机二》4、预览信函并合并新文档步骤：预览信函→完成合并→生成合并新文档→→10/8/202114《大学计算机二》方法2：利用工具栏合并文档1、新建空白文档→调出邮件工具栏→单击“设置文档类型”钮→“主文档类型”对话框→选择“信函”→“确定”钮利用邮件合并工具栏也可进行邮件合并。显示工具栏：工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏10/8/202115《大学计算机二》2、单击邮件工具栏上“打开数据源”钮→在“选取数据源”对话框中选取数据源→“确定”钮3、光标定位在主文档中插入域的位置上→单击邮件工

7、具栏上“插入域”钮邮件工具栏如下：10/8/202116《大学计算机二》4、查看合并记录：单击邮件工具栏上“查看合并记录”钮5、合并到新文档：单击邮件工具栏上“合并到新文档”钮→“合并到新文档”对话框→“确定”钮10/8/202117《大学计算机二》2.3制作信封或标签信封和标签是用户在进行邮件合并时最常用的两种主文档格式，包括一些寄信人的地址、收集人的邮编、地址、姓名等。10/8/202118《大学计算机二》方法：采用向导制作信封1、创建一个新的文档：步骤：“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合并”命令①②③10/8/202119《大学计算机二》2、向导第