信函和邮件的合并

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1、用Word“邮件合并”制作奖励证书　　学校经常组织各种竞赛活动，活动中总是把评比数据整理在Excel之中，然后根据评比的结果设立奖励等次，最后再用Word录入编辑成奖励证书，这种传统的做法效率很低且容易出错。其实我们可以使用Word中的邮件合并功能来与Excel进行数据交换，自动完成编辑任务。 　　一、创建通知单文档 　　按常规方法在Word中创建奖励证书文档，按证书的大小进行“页面设置”，根据证书的内容进行文字编辑，其中，姓名、文章题目、奖励等次空着不填，如图1所示。 图1 　　二、选取Excel数据文件 　　在Word2003菜单栏中，单击“工具”菜单的下拉菜单

2、“信函与邮件”的级联菜单“邮件合并”，在Word文档的右侧弹出的向导中选择“信函”文档类型，单击“下一步‘正在启动文档’”，如图2所示。 图2 　　选择“使用当前文档”选项，单击“下一步‘选取收件人’”，如图3所示。 　　图3　　　　　　　　　　　　　图4 　　选择“使用现有列表”选项，单击“浏览”，如图4所示。 　　找到你整理好的Excel工作表，如图5所示。 图5 　　在“选择表格”对话框中单击“确定”按钮，这时出现“邮件合并收件人”对话框，单击“全选”按钮，然后单击“确定”按钮，如图6所示。 图6 　　三、插入域 　　把插入点定位在“奖励证书”文档的“同志”前

3、面，单击“下一步‘撰写信函’”，然后单击“其他项目……”，如图7所示。 图7 　　在“插入合并域”对话框中选择“数据库域”选项，然后选中“插入合并域”对话框中的“姓名”，再单击“插入”按钮，如图8所示。 图8 　　接着，把插入点定位在“奖励证书”文档的书名号里面，单击“下一步‘撰写信函’”，再单击“其他项目……”在“插入合并域”对话框中选择“数据库域”选项，然后选中“插入合并域”对话框中的“题目”，再单击“插入”按钮。　　最后，把插入点定位在“奖励证书”文档的“荣获”的后面，单击“下一步‘撰写信函’”，再单击“其他项目……”在“插入合并域”对话框中选择“数据库域”选

4、项，然后选中“插入合并域”对话框中的“等次”，再点击“插入”按钮。 　　四、合并到新文档 　　插入完成后，单击“预览信函”，然后单击“完成合并”，再单击“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中选中“全部”选项后单击“确定”按钮，如图9所示。这样就完成了新文档的合并任务。 图9 　　最后查看各页再做适当调整和编辑，所有的证书就这样全部一次性编辑完了，编辑好的证书就可以打印了，这样既减少了录入错误，又大大提高了工作效率。 　　利用Word“邮件合并”功能不仅能制作奖励证书，还可以制作“家长通知书”或者“考试通知单”等。