《人事 档 案管理办法》

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1、HOTEX人事档案管理办法一、目的为规范人事档案管理工作，使之更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整有效，特制定本管理制度。二、范围员工人事档案是公司在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是全面地了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。三、用途本制度适用于公司所有人员四、管理职责1)负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；2)负责公司各部

2、门的员工人事档案管理工作；五、人事档案内容（一）档案类别1.纸质档案，主要由以下资料构成1)履历材料（个人简历资料）、员工登记表；2)自传材料（包括职位申请表）；3)身份证复印件、护照等；4)学历和评聘专业技术职务材料；5)奖励及处分材料；6)培训记录及外训协议等材料；7)劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；8)承诺书、保密协议；9)保险、住房公积金资料；10)年度、半年度绩效考核资料；2.电子档案1)员工登记表电子版2)员工花名册3)图像资料（如会议）、电子作品等（二）档案管理基本要求HR必须按照员工花名

3、册中的员工进行编号，各个部门人员按顺序排放并做明显标记，方便查找。1.档案编号原则：具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推；离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。1HOTEX2.档案袋内资料整理要求档案内资料统一按照：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→各执业资格证书→劳动合同

4、→个人工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：档案号-页码，如：GP003-01、GP003-02，并在封面对应项显示页码。3.档案外封面的要求原则：确保档案信息真实准确、完整，基础信息可直接在封面查找减少进入档案查询的不必要时间，如员工入职时间、身份证号码、合同期限、学历证书号码、资格证书是否原件、调岗时间、离职时间等，此页贴于档案封面，方便快速查找（附件4）。（三）人事档案的收集、整理与更新1.在职员工档案日常收集员工履历表、转正表、职务任

5、免、异动表、劳动合同、培训、奖惩、协议等材料。每年6月1号定期一次全面维护所有在职员工档案。2.新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。3.离职人员档案，离职人员应于离职三个工作内，档案另行存放于离职人员档案处。以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。1.入职档案（1）新员工入职报到当天，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号、员工姓名、职位、内容、页码等。新员工入职三个工作日之内，将以下档

6、案、证件和资料进行归档：1)《职位申请书》（要有录用审批人签字及录用时薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的照片）；2)身份证复印件、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；（2）办理完入职手续后的五个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：1)签署好的《岗位责任书》2)《试用协议书》3)《入职培训协议》4)《保密协议》2.员工办理转正手续时，须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：1)《转正通知单》2)《劳动合同》3)《竞业禁止合同书》3.员工办理异动手续时，三个工作日内，将员工异动手续资料装入该员

7、工的档案内：1)《人事异动审批表》《异动通知》2)《员工异动工作移交表》、《资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》2HOTEX4.员工办理离职手续时，三个工作日内，将相关离职资料装入该员工的档案：1)《离职申请书》《离职申批表》2)《文件档案资料移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》六、人事档案的借阅、移交与销毁（一）档案借阅写档案借阅申权限人员批准在登记表上登给予借阅档案请记签名注销登记将档案放回原检查档案是否归还档案位齐全、完好（二）人事档案管理人员工作变动移交档案管理人员异动前5

8、个工作日之内，应有合适的人选交接相应档案管理工作事宜，交接时移交人及交接人同时对档案进行清点交接,移交人员除档案外同时移交《档案管理办法》、档案各目录表及相关借阅查询等表单，双方各自签名确认，经上级领导签名后办理移交手续。（三）人事档案销毁要求档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月3号之前清查，另外归档于离职人员档案处。离职档案保存