人事 档 案管理制度

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1、人事档案管理制度1.目的为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，在公司经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为各项工作服务，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于集团公司及下属子公司各岗位员工的人事档案管理工作。3.机构与职责3.1.人事档案管理工作由人力资源部负责，主要职责如下：3.1.1.负责制订、修改和完善人事档案管理制度；3.1.2.负责人事档案管理制度的宣讲并监督有效执行；3.1.3.专设档案管理场所或设施（档案室或档案柜）进

2、行统一管理；3.1.4.设置专岗（专职或兼职）由专人负责员工人事档案管理工作；3.1.5.监督、检查、指导档案管理人员做好人事档案的管理工作。3.2.档案管理人员的职责：3.2.1.保管员工档案；3.2.2.收集、鉴别和整理员工档案材料；3.2.3.办理员工档案的查阅、借阅手续；3.2.4.登记员工工作变动情况；3.2.5.为有关部门提供员工情况；3.2.6.做好员工档案的安全、保密、保护工作；3.2.7.办理其它有关事项。4.人事档案的分类和内容4.1.人事档案的分类：4.1.1.外部人事档案：记

3、录员工从入学至今的履历、自传、鉴定（考评）、入党入团、奖励、处分等记录的纸版资料，存于外部人事机构；4.1.2.内部人事档案（以下简称员工人事档案）：记录员工自入职至今的履历资料、职位情况、学历证明、身份证明等记录的纸版资料，由员工提交的个人资料和公司表单等组成，存于公司人力资源部。4.2.员工人事档案的内容：4.2.1.应聘资料：应聘人员（外部）登记表、应聘人员面试评价表、个人简历；4.2.2.入职手续：员工人事登记表、身份证复印件和扫描件、户口页复印件和扫描件、学历证复印件和扫描件、学位证复印件

4、和扫描件、一寸照片原件和扫描件、就失业证、养老保险手册、原单位解除劳动合同证明书、劳动合同、双方约定等有关材料；4.2.1.员工工作档案：进入公司后的转正鉴定表、续签合同通知、调动、任免、聘用、升职、降职、退休、辞职等有关材料；4.2.2.专业技术职称、职业资格证：包括职称（初级职称、中级职称、高级职称、教授级职称）证件的复印件和扫描件、职业资格（五级/初级技能、四级/中级技能、三级/高级技能、二级/技师、一级/高级技师）证件的复印件和扫描件、特殊工种上岗资格证复印件和扫描件等有关材料；4.2.3.

5、奖励和处分材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料；4.2.4.其他与人事档案相关的材料。1.内部人事档案管理5.1.档案编号管理：人力资源部根据员工入职日期的先后顺序进行排序，编制员工工号，建立员工人事档案。离职员工再次入职的重新编制员工工号。5.2.档案排序：5.2.1.在职人员档案：按工号顺序排列；5.2.2.离职人员档案：以离职手续办理日期为准每月合并归档，按月份排列。5.3.归档方式：5.3.1.纸质档案：本制度“4.2.”所涉及的内

6、容以纸质形式保存一份；5.3.2.电子档案：（1）员工信息录入员工花名册，工作变动情况录入员工工作情况变动表；（2）员工身份证件及各种证书以扫描件形式保存一份。5.4.归档标准：5.4.1.纸质档案采用十一孔文件袋盛装，配档案封皮一张；5.4.2.员工信息扫描件新增内容达到500兆刻入光盘备份一次，一次备份两份。或至少半年备份一次；5.4.3.电子档案备份要做好备份内容及时间记录。2.档案的收集、保管6.1.新员工正式入职后，15个工作日内，必须将个人信息证件、学历及资格证等证件原件交公司人力资源部

7、复印扫描，照片、就失业证、养老保险手册交由公司人力资源部保存。未按期递交者，导致的招工、保险、公积金及其它事项无法如期办理所产生一切后果由员工本人承担。6.2.员工进入公司，人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集、整理归档，保持档案的完整。归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚、手续齐备。6.3.离职人员档案与离职手续材料保存期限为3年。6.4.退休人员档案与退休手续材料保存期限为永久。6.5.严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情

8、节严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。1.档案的提供和利用7.1.因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：7.1.1.人事档案除特殊情况一般不得借出查阅。员工个人或部门因工作需要向政府、办事机构提供员工档案信息复印件的，需由个人或部门主管提出申请，经人力资源部经理批准，并严格履行档案查看、借阅手续方可借出。7.2.查阅权力：7.1.2.全部内容可查：公司人力资源部、员工本人。7.1.3.部分内容可查：综合部、财务部、