人事档-案管理制度.doc

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1、人事档案管理制度第一条目的为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性，为人力资源管理提供原始资料，关注员工个人在公司的发展历程，根据公司的有关规定，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门。第三条管理部门（一）为加强员工信息管理，凡进入公司员工，均由行政人事部为其建立内部员工信息档案，仅供公司内部人力资源管理需要使用，与国家统一界定的人事档案不具有等同性。备注：为了避免含义混乱，公司内部员工档案简称为员工信息档案，员工个人的国家人事档案简称为员工人事档案。（二）员工信息档案由行政人事部建档、管理。第四条归档范围（一）个人基本信息资料个人

2、简历、学历证书、职称证书、身份证、原单位辞职证明复印件。（二）录用审批资料《面试录用审批表》、《录用通知单》、《人事资料卡》、《本地户籍担保书》（财务）、《体检表》、《员工转正审批表》、《试用期工作总结》、《劳动合同》、《员工申明》等。（三）绩效管理资料：《年度绩效评价表》、个人年度述职/工作总结等。（四）内部调配资料《内部调动审批表》、《内部调动通知书》、《工作交接清单》、任职资格升降审批表、人事任命文件等。（五）工资报酬资料：《调薪通知单》、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。（六）奖惩资料：在公司内外部受到的奖惩证书复印件。（七）其

3、他：《辞职申请报告》、《辞退申请报告》等。-144-第一条归档要求（一）归档资料应包括员工个人的所有资料，能真实、系统地反映员工个人在公司的发展历程。（二）归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。（三）归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式要符合规范。（四）禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。（五）归档时间：1.员工初始资料在员工新入职当日内归档。2.后续资料在领导审核批准后五个工作日内归档。第二条建档要求1.每个员工信息档案保存在各自档案袋中，并以统一格式封装和建档，以便查阅。2.员工个人信息档案的编号按工号顺序

4、排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工号，以保证人事资料的完整、连续。离职员工档案原则上应保存一年及以上，超期档案资料由行政人事部集中统一销毁。3.建立员工个人信息档案的同时建立人事资料数据库，填写员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、最高学历、专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况，以及现部门、入司时间、现职务、先后工作岗位等入职后资料，使员工情况一目了然。该数据库需每月更新一次。第三条档案借阅1.员工信息档案是行政人事部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅员工档案的，须填写《档案借阅审批表》，按表中规定的程

5、序报批。2.员工个人信息档案借阅期限为1天，仍需使用时要办理续借手续。3.借阅者不得折叠和污毁，严禁对档案进行涂改。4.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5.员工信息档案资料原则上严禁复印。第四条保密制度1.员工信息档案是企业的宝贵财产，保守秘密是档案管理工作者的职责。2.档案管理员不得对内外透露任何员工档案的信息，不准将档案私自带出或借给他人。-144-1.档案存放在档案柜内，档案柜钥匙由档案管理员妥善保管。第二条档案管理1.员工因应届生就业、调工、调干至公司入职而牵涉到的个人人事档案的存放，可以当地公司名义存

6、放在当地人才交流中心。2.需将人事档案以公司名义存放的，需在事前向相应行政人事部提出申请，并经公司行政人事总监批准后，由人事档案管理员办理相应手续。3.员工入职的第一年由个人缴纳相应的档案保管费用。员工在公司服务满一年以上并且以公司名义存放人事档案的，公司可在后续服务年度为其报销档案保管费用。4.员工如需将人事档案调出档案存放地，需至少提前一周通知人事行政部。5.在档案保管期间，发生员工工作地点和户籍变动，则其人事档案相应随调动变更至调往公司名义下保管。6.员工与公司解除劳动关系，则公司代管义务结束，员工需在做离职工资结算之前将人事档案转为个

7、人名义存档。第三条附则1.本制度由行政人事部负责解释、修订。2.本制度自发布之日起执行。-144-附件一《档案借阅审批表》档案借阅审批表借阅档案名称：申请日期：□借阅□现场查阅　　　　　　　　　　　　　　表号：申请部门借阅人借出理由档案性质□物权凭证□要件档案□人事档案□一般档案档案内容借出时限年月日至月日止部门经理审批行政人事部常务副总注：物权凭证及要件档案需有常务副总意见办理档案号借出人：档案内容页数共页保管人：页码详列结果归还时间归还人：内容核对页码核对保管人：完好性说明：表号由档案管理员编写。-144-