前台管理规定

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1、前台管理规定 一、目的为规范公司前台管理，提升集团品牌形象，特制定本管理规定。二、适应范围集团及下属公司前台工作人员。三、管理规定（一）工作管理规定1.电话接听1）电话铃声响起时应在第一时间接听电话，拿起电话即说“您好，弘阳集团”，保持轻松、愉快的声调，传播亲和力，体现公司形象；2）电话用语：接起电话后应礼貌应答，常用“您好”、“请稍等”、“对不起，让您久等了”、“请问”、“再见”等礼貌用语；3）电话过程中，认真仔细的做好记录工作，及时准确转达；4）对话结束后，应在确认对方已经挂线后再挂线，并轻拿轻挂电话；5）前台电话时间不宜过长，

2、尽量保持待机状态。2.来人接待1）领导/参观人员①来访前，应检查前台接待环境，按时更新、撤回欢迎标语，及时补充接待所需物品等；②来访时，应起身迎接，鞠躬微笑致意，双手自然交叉放至小腹部，必要时引导至电梯或送至来访接待室；③参观结束后，应起身恭送，鞠躬微笑致意，直至领导/来访人员离开方可入座；2）一般来访者①一般来访者来访，应面带笑意，起身询问被访者所在部门、姓名，即刻与被访者联系，待确定受约后方可请来访者登记，并发放来访证；②若被访者正忙，应表示歉意并引领至休息区，入座倒水等，若时间较长，应告知被访者，并表示歉意；③若被访者不在或不

3、方便接待，应询问来访者是否需要帮助，可详细记录代为转达；或礼貌拒绝来访者；④熟悉各楼层领导及员工门号座位、电话号码，对来访者做好指引工作。3）来访人员登记管理①仔细指导来访人员登记，根据来访性质发放来访证；②每日下班前完成来访卡的清点工作，核对卡片数量；③定期整理来访人员登记表，制订成册并封存。3.会议室管理1）前台人员需保管辖区内会议室钥匙、音响、投影仪及窗帘遥控器，及时了解辖区会议室的预约情况，提前检查所需会议室，确保与会的正常进行；2）有会议预约时，应在与会前15分钟打开会议室，提前通风并调试好投影、音响话筒等设备；3）会议期

4、间负责及时给与会者上茶添水，如有茶点水果，应及时清理果皮垃圾；4）会议结束后，按会议室管理标准检查会议设备设施使用情况，及时安排保洁清扫卫生，检查关闭相关设施，关好门窗，并做好记录。4.接待区域管理1）定时检查各自接待区域内的所有设施（沙发、茶几、报刊架、擦鞋机、花草植物、展览物品等）使用状况及卫生情况，及时整理、更换区域内各种书籍杂志，确保物品摆件整洁有序；2）与员工接待来宾，要及时为主、客倒茶添水；3）公共雨伞及伞架要留心保管，员工借用时要办理登记手续，外借雨伞要按规定收取押金；4）前台及时检查电梯内的卫生状况，及时提醒相关人员

5、更换电梯内的地垫；5）时刻关注门厅和接待区的卫生，如有异物需及时处理；；6）工作人员离开座位时需将椅子放入桌内，前台台面无私人物品，并保持清洁有序。5.报刊杂志、信件等收发1）按时接受报刊杂志，及时分发；2）每日应清点刊物数量，内部刊物应及时申领，定期更新；3）私人信件及包裹应妥善保管，做好收发记录，禁止非收件本人随意翻阅、领取；4）对各楼层/各部门当日未领取的报纸信件等要及时处理，不得累积。5）对非本公司、调离或已离职员工的信件及包裹，要及时采取退还或落实熟悉人员转交等办法处理，切勿乱丢乱放，以免丢失。6.文印室管理1）及时检查文

6、印室卫生，清理废弃纸张，确保文印室环境的整洁有序；2）发现遗留打（复）印件应及时寻找失者，无人认领时应及时回收或清理，做好登记，提高保密性；3）检查打印机的纸张使用情况，及时增添纸张，并做好纸张申购记录；4）如文印室设备损坏需及时报修，以保证文印工作正常开展；5）打印人员多时，要维护好秩序，分轻重缓急给予合理安排。（二）职业礼仪管理规定1.语言表达：接听电话时一律使用普通话，口齿清晰，语气温和，声音甜美；2.着装要求：工作期间一律穿工作服，没工作服着深色正装，保持服装的干净整洁；3.仪容仪表：所有前台人员统一化淡妆，涂淡色指甲油，保

7、持面部清爽，头发扎好，最好盘起；站姿挺拔，坐姿标准，在工作期间不得有化妆，修甲等随意、散漫的动作；4．在工作中不得相互高声聊天、嘻戏、打闹等。四、本管理规定由集团总裁办负责解释五、本管理规定自2011年4月1日起试行。                                                         集团总裁办                   二○一一年四月一日