档案管理培训考试题（参考答案）

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1、档案管理培训考试题（二/A）（满分100分，60分及格,时间60分钟）分公司：部门：姓名：成绩：1・档案管理首先要规定管理职责的重要性是什么？规定管理职责时有什么要求？（15）答：重要性（9分）：①防止出现“工作推诿、无人负责”的现象，体现“凡事有人负责”原则。@岗位职责要描述工作内容和项口，规范工作标准和程序，防止出现工作落项和随意性，体现“凡事有章可循”原则。③通过规定责、权、利，提高员工责任心和工作主动性，提高工作效率，防止出现工作失误。说明：只答：使档案得到有效管理和控制，之类的话，得分。要求

2、（6分）：岗位职责要形成文件，明确岗位负责人，内部得到充分沟通。2.文件和记录的区别和联系是什么？（16）答：区别（12分）：文件是信息及其承载媒介，这种信息范禺较广,如果是规定执行性的内容，就是平常说的文件，可以重复使用,如，标准、作业指导书、管理制度等。记录是证明完成了某项活动或得到了某项结果，记录屮的这种信息是执行完后的结果，是一次性的东西,如，检查记录、试验记录、培训记录、培训计划、销售计划等。【每个概念3分，每个概念的解释或举例说明的2-3分】联系（4分）：记录是一种特殊类型文件，广义文件包

3、含记录。3•请分别说出:1）建立一级检索（建立总清单）有什么要求？（10）答：①档案登记齐全，表格是标准格式，填写规范（如记录清单要填写保存期限）。②要注明每种文件或记录的存放地方。2）档案盒/袋命名有什么要求？（5）答：要与内部档案内容相符合。3）建立二级检索（档案盒/袋内分清单）有什么要求？（5分）答：要体现档案的内容，针对档案内容详细记录。4.无效文件或作废文件如何控制？（15分）答：&暂时不需要收回的作废文件，在作废文件上注明“作废”和“仅供参考”字样；b.需要收回并需要保留的作废文件，填写《

4、作废/回收文件登记表》并应加注“作废”和“仅供参考”字样。b.不需保留的作废文件，填写《作废/回收文件登记表》并填写《文件销毁报告单》。4.请解释“对文件和记录（档案）要定期评审、更新和清理。”的含义和要求？（24分）答：①定期，是说规定合理的吋间和频次。（2）②评审，就是评价文件的充分性、适宜性，是否适合不断发展、变化的实际；评价记录的保存价值，是否还有保存的价值和意义。（10）③更新，就是对不适用的文件，进行修改、完善，使文件更适宜、可操作，能起到指导作用。（6）④清理，主要是对不再有保存价值的记

5、录进行鉴别、清理，必要时销毁，对无效文件及时处理，以便对档案进行有效管理。（6）二、卷面分10分。（留合理的页边距，5分；行距，字迹清楚，结构明了，5分）档案管理培训考试题（二/B）（满分100分，60分及格,时间60分钟）分公司：部门：姓名：成绩：一、简答：1•应从哪几方面对记录进行管理和控制？请简要写岀每个方面的含义？（24分）答：应从以下几点管理和控制：标识，指追溯性标识等。储存，指存放场所、办法。保护，指防丢失、损坏措施等。检索，指便于查找的方法。保存，指保存期限。处置,指无效、过期、无保存价

6、值处理办法等。2.档案管理要规定管理职责的重要性是什么？规定管理职责时有什么要求？（20）答：重要性（12分）:①防止岀现“工作推诿、无人负责”的现彖，体现“凡事有人负责”原则。②岗位职责要描述工作内容和项冃，规范工作标准和程序，防止出现工作落项和随意性，体现“凡事有章可循”原则。③通过规定责、权、利，提高员工责任心和工作主动性，提高工作效率，防止出现工作失误。说明：只答：使档案得到有效管理和控制，之类的话，得「4分。要求（8分）：岗位职责要形成文件，明确岗位负责人，内部得到充分沟通。3•请分别说岀（

7、10）：1）档案盒/袋命名有什么要求？答：要与内部档案内容相符合。2）建立二级检索（档案盒/袋内分清单）有什么要求？答：要体现档案的内容，针对档案内容详细记录。4.档案管理应达到什么目标和要求？；你认为如何进行管理？（36分）答：目标和要求（12）：档案收集及时齐全；排列有序、分类明确；保存良好、不损失；易于检索，方便查找。最少应这样管理（24）：规定职责；收集方面；如何整理；鉴定方面；编目和检索；保管方面；清理方面。二、卷面分10分。（留合理的页边距，5分；行距，字迹清楚，结构明了，5分，无考试标题

8、的扣2分）