项目办管理制度

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1、项目办管理制度第一、总则为完善项目管理部的办公管理机制，规范办公管理，提高办公管理水平和工作效率，使项目管理部办公室各项工作有章可循、照章办事，特制订本管理制度。第二、文件管理制度（1）文件管理内容：上级部门及各参建单位来文，项目管理部上报下发的各种文件、资料。（2）文件的签收①项目管理部所有文件均由收发员登记签收。②对上级部门发来的文件，要进行文件附件、文号、机要编号的核定。（3）文件的编号保管①收发员签收后应及时附上登记编号、保管。②项目管理部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员进行登记编号保管，不得个人

2、保存。（4）文件的阅批与分转：①所有正式文件均需由收发员呈送领导阅示后，根据批示分送承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完毕。②为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。（5）文件的传阅与催办①传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。②阅读文件应抓紧时间

3、，当天阅完后应在下班前将文件交收发员,切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，应责成有关科室和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。③阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。④对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得领导同意后，办理登记手续，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。（6）发文的管理凡需要以项目管理部名义发的文

4、件，由有关人员拟稿，文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。科室负责人审核后，审查修改，修改后的文稿送分管领导核稿，经领导批准签发后的文稿交档案室收发员统一编号，按文件急缓安排打印。打印后由拟稿人校对，装订成册，登记发出。属上报的请示文件，除做好登记外，要由专人送达，收文者签名，以备查存。第三、档案资料管理制度为加强项目管理部施工技术及综合资料的管理，保证资料收集的完整性和及时性，使所收集的资料满足竣工资料的要求，保证工程竣工结算及工

5、程验收的顺利进行，做到工程资料的规范化管理，现制定资料管理制度如下：（1）档案资料管理①对档案的收集、建档、保管和借阅负全责。②归档资料的要求：文件材料齐全完整，根据档案内容分类整理、装盒；案卷标题简明确切，便于保管和查用。③档案资料借阅需履行登记签字手续，重要资料借阅需先请示部门领导。④资料整理期间，资料负责人对所接收资料，应随收集随整理，发现问题及时整改。⑤所有档案资料必须附有目录及卷内情况说明，计录文件名、页数、份数、未归档文件的去处等。⑥作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写，要求字体端

6、正、清晰可辨、严禁涂改。⑦负责施工图、设计变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单。⑧所有资料由批准人决定发放方位和份数，资料发放人应填写《资料发放登记表》，按发放范围和数量发放资料，并做好编号和登记。⑨资料领用人在收到资料时，应在资料发放的表格上登记签字。⑩当资料使用人的资料破损严重，影响使用时，应向资料发放部门办理更换手续，交回破损资料，补发新资料、编号不变，资料发放部门应将原破损资料收回处理。⑪资料使用人资料丢失后，应向资料发放部门办理补领手续，在补领申请时须作出书面说明。⑫资料的使用控制a.资料发放，应经主管

7、部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，做好记录和登记。b.临时借阅资料者，应填写《资料借阅申请单》。经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还并做好记录。资料一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。c.存档资料为原件，只有一份原件的资料不能外借，只能查阅，如确实需要，需经部门领导同意后，由文件管理人员复印后借阅复件。（2）资料保管与整理分类①各部门接收资料后须立即进行登记，登记内容包括：编号、资料名、资料出处。②各类资料须按类别不同分类，集中存放，以查取方便为宜。③要求所有原件资料材料均采用

8、不褪色黑色签字笔书写或打印。④资料纸张应为标准幅面纸张A4纸。⑤综合资料按资料来源、部门等进行分类归档。⑥归档资料为原件，如接收资料为复件，应注明原件存放处。⑦资料持有人应妥善保管所用的资料，防止丢失、损坏。⑧资料管理人在调离岗位，必须移交全部资料，并做好文件移交、接收记录。⑨整理工程资料需要做到：字迹清楚、内容真实、图表整洁、签字盖章手续完备