公文写作与运用技巧

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1、公文写作技巧什么是公文？所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。在各类企业中，通常所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。集团和各成员企业之间或同一企业各部门之间使用频率较高的文种常为请示、报告、通知、通报、函、会议纪要六种

2、。公文的行文关系它指的是发文单位（部门）与收文单位（部门）之间的关系。上行文──下级单位（部门）向所属上级单位（部门）的发文，如请示、报告。平行文──平行或不相隶属的单位（部门）之间的发文，如通知、函。下行文──上级单位（部门）对所属下级单位（部门）的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、通报、批复等。运用中须注意：一、下级单位（部门）一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。三、要分清主送单

3、位（部门）和抄送单位（部门）：1.向上级的请示，不要同时抄送下级单位（部门）；2.向下级单位（部门）的重要行文，可以抄送直接上级机关；3.受多重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送单位（部门）和抄报单位（部门），由主送单位（部门）负责答复所请求的问题，抄报单位（部门）只是了解行文内容以便掌握工作动向或给予工作处理建议；4.上级机关向受多重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。正式公文的一般格式1.标题：由发文单位、发文事由、公文种类“三要素”组成。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。2.主送机关

4、：指示、通知、通报等普发公文，凡下属机关都是发送的受文机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关（待予批复的单位），如需同时报送另一机关，可抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。3.正文：要求准确地传达发文机关的工作要求或意图，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。4.附件：作为正文的补充说明或参考材料的。位于正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件（页）数。5.发文机关（用章）：又称落款，一般要求写全称（加章）。在正文下面偏右处，也可直接盖印章。6.发文时间：以表明公文生

5、效时间，一般以领导人签发的日期为准。通常位于发文机关的下面并稍向右错开。注意印章盖在年月日的中间，作为发文单位对公文生效的凭证。7.主题词：一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。8.抄送（报）单位：是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报抄送单位、印发单位和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。9.文件版头：正式公文一般都有版头，标明是哪个单位（部门）的公文。一般用大红套字印上“×××（单位）文件”，

6、下面加一条红线，如果为党组织机关在红线中加一五角星）衬托。10.公文编号：一般包括单位代字、年号、顺序号。如：“中慧物发[2009]013号”，年号要使用方括号“[]”。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号一般位于标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。其作用在于统计发文数量便于管理和查找；在引用公文时可作为原文内容的代号使用。11.签发人：许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排版头红线右上方、编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。12.机密等级：一般分为“绝密”、“机

7、密”、“秘密”等，由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。它的位置通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。13.紧急程度：对公文送达和处理时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。14.阅读范围：根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号,如：“（此件发至×××）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对