记录管理程序[教学]

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1、第1条（目的）为了对环境女全管理体系的运行和实施以及环境女全日标、指标和实施程度提供客观证据，以使进行检查和有效管理，特制定木程序。第2条（适用范围）本程序适用于坏境女全管理体系文件的所有坏境女全记录。第3条（相关标准）无第4条（术语的定义）1.记录按照环境安全管理体系的程序执行的结果，所发牛的数据、报告书、会议记录等各种资料。2.原件是符合制定文件及记录的标准，被承认的文件。3.副本（COPY）是指从原件复印或者复制内容，制造的文件第2章组织及责任和权限第5条（组织及责任和权限）1.品质部负责环境安全记录的收集、修定、发放管理、标识、收集

2、、编口、归档、保存、查询、处理处置。2.各相关部门负责填写环境女全记录。第3章实施程序第6条（记录管理程序）1.环境安全记录的制定环境安全记录的格式要求由每个要素文件具体制定，它一定要有填写口期、部门、人员、标识、题目等项目。1.环境安全记录格式的编号每个环境安全记录格式都有各自的编号，由9位数字组成。A.编号规定n/or-xooo#1#2#3#4#1:公司名称#2:记录表格#3:第三层次文件#4:程序文件的表单顺序号，用阿拉伯数字进行表示B.环境安全记录格式编号的表示在每个环境女全记录格式的左下脚，将该记录格式编号进行衣示。2.环境安全记

3、录的填写和批准A.环境安全记录的填写环境安全记录应按照具体程序文件的要求按时进行填写，填写时，使用兰黑钢笔。记录必须清晰、真实、准确、不得涂改可以划改。有的记录是要求输入计算机系统内的，应明确在所规定的时间内进行输入，以免造成相关部门的联系错误。B.批准对于需要批准的环境记录,如验证报告等，在担当者填写完毕记录后，应由和关部门的负责人进行批准，环境记录是否需耍批准，应在记录格式中予以明确。3.环境女全记录的管理A.在记录完毕后，应将该记录分类标识、收集、编号、归档、储存保管进行管理,按时间分别由各部门主管存放，存放的环境应适宜，防止记录的丢

4、失、变质和损坏，各部门负责管理的环境女全记录按5.5中环境安全记录种类所列。B.対于保存在电算系统中的环境女全记录数据，山电算科对于存储在公司服务器上的系统（SAP、PQS）,将定期进行备份以确保数据在突发爭件中可以进行追溯，存储在个人电脑上的环境安全记录，应定期打印出来进行保存或对记录进行定期备份。4.环境安全记录的种类环境安全记录种类见附件。5.环境女全记录的保存期限具体坏境安全记录保存期限见附件。1.借阅发放A.当记录需发放到相关部门时，用原件进行复卬，并填写发放记录。B.当需借阅时，原则上只给复印件，并填写借阅记录。2.处理过保存期

5、的记录，在需要处理时应山各部门负责人批准确认后，方可进行处理。第7条（记录）主要记录保管年限同下列表格相同、其它记录根据相关标准管理环境安全记录保存年限备注环境安全方针环境因素及危险性评价识别资料环境影响及危险性评价资料法规登记管理冃录指标，经营程序，达成成杲资料相关教育记录资料（教育计划，教育业绩等）意识沟通相关记录资料坏境安全标准（守则，规则，指标书等）运营管理记录紧急状态相关记录检测器相关记录（检测器管理口录，社内检查成绩书等）内审相关记录（审查计划书，不符合事项报告书等）管理评审验审纪录永久3年3年变更时2年2年2年永久法定周期2年

6、2年3年3年相关法律记录根据法律规定的保存年限保存，保管。第8条（样式）1.记录表格发放记录2.记录表格借阅记录3.环境安全记录表清单部门表格编号表格名称发表人收表人发表日期收表日期表格编号表格名称借出人借阅人借出日期归还日期借阅原因备注环境安全记录表清单No要素文件登记号体系文件名称管理部门保管年限