第4章採購循環

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1、第4章採購循環第1節　採購循環之管理第2節　相關文件及檔案第3節　採購循環之流程第4節　資訊科技新環境1第一節採購循環之的管理採購的重要性採購循環的範圍採購循環之目的第四章　採　購　循　環2大量採購優點：享有數量折扣，節省採購成本，避免缺貨缺點：造成庫存過多，增加倉儲成本，造成存貨堆積、受損、失竊的風險，造成資金積壓第四章　採　購　循　環採購的重要性－如何作適當的採購3狹義採購：指買進商品、材料或用品廣義採購：包括商品之訂購、買進、儲存、保管、收發等業務活動採購的定義第四章　採　購　循　環4採購循環之範圍(圖4-1)第四章　採　購　循　環5(1)確認

2、所訂購的商品或勞務為企業所需要(2)確定所購得的商品或勞務品質良好，且確實與訂購數量相符(3)確保存貨安全(4)確認發票所記載的數量金額與實物相符(5)快速而正確的記錄購貨支出採購循環之目的－1第四章　採　購　循　環6(6)正確而適當地將採購記錄，過到應付帳款的分類帳上(7)確認所有的現金支出皆已獲得授權(8)快速而正確的記錄現金支出情形(9)編製所有需要的文件及報表採購循環之目的－2第四章　採　購　循　環7圖4-2一般支出流程第四章　採　購　循　環8第二節　相關文件文件及檔案相關表單相關檔案報表及輸出第四章　採　購　循　環9相關表單及檔案相關表單相關

3、檔案請購單◆主檔訂單供應商主檔驗收單圖＊圖4-3應付帳款主檔發票＊圖4-4付款憑單◆交易檔支票訂單檔借項通知單供應商發票檔其他◆其他第四章　採　購　循　環10報表及輸出作業報表管理報表螢幕查詢(1.)日報表(1.)採購成本變動表(1.)商品庫存明細表(2.)月報表(2.)成本統計表(2.)供應商(廠商)資料(3.)採購作業報表(3.)現金支出日報表(3.)當日進退貨資料(4.)分析表(4.)存貨組合變動表(4.)採購未進貨資料(5.)應付帳款餘額表表4-1~4-9第四章　採　購　循　環11第三節　採購循環之流程賒購流程應付帳款流程付現流程電腦作業：1.

4、賒購流程2.驗收流程3.應付帳款流程4.付現流程鼎新系統範例第四章　採　購　循　環121.確定採購需求2.製作訂單3.驗收4.收到購貨發票賒購流程第四章　採　購　循　環131.確認購貨已被核准2.確認送達貨品確實經過正當訂購程序3.所訂購的貨品已按時如數送達4.發票上單價與訂單之單價相符5.付款條件與訂單相符6.所有相關的計算都正確應付帳款流程第四章　採　購　循　環141.整理未付帳款資料2.開立支票3.簽發支票4.記帳及過帳付現流程第四章　採　購　循　環151.賒購流程2.驗收流程3.應付帳款流程4.付現流程圖4-5～4-8電腦作業處理程序電腦作業採

5、購處理程序第四章　採　購　循　環16鼎新系統範例採購管理進貨管理第四章　採　購　循　環17採購管理採購管理主要包括自動採購作業、請購作業和採購單作業，再與進貨單連線，可作分批或多批的進貨(圖4-10)第四章　採　購　循　環18進貨管理進貨作業中首先區別進貨異動類別－「一般進貨」或「寄品入庫」。針對「寄品入庫」之商品成立存貨倉庫，進行庫存數量及金額的管理，可透過庫存異動的存貨報表，了解庫存異動。第四章　採　購　循　環19第四節資訊科技新環境採購電子網供應鏈管理(SupplyChainManagement,SCM)第四章　採　購　循　環20採購電子網對適用

6、機關來說：可節省一個月以上的採購作業時間對立約廠商來說：除可確認訂購者身份外，並可由系統隨時得知訂購數量，訂單訊息易與內部的ERP、CRM等資訊系統整合對訂約機關來說：下訂與交貨時間記錄於資料庫中，作為廠商逾期未交貨的稽核管理。第四章　採　購　循　環21供應鏈管理(SCM)目的－抑減成本、提高存貨週轉率、減少無效率作業活動同時進行許多不同步驟，由數個企業甚至於數百家企業共同完成以流程導向整合採購、生產、運送及客戶服務業界實例（圖4-11）第四章　採　購　循　環22供應鏈網路化交易記錄之保存與應用節省庫存成本、存貨管理、運輸費用整合上下游企業產品供給過程

7、配合實際銷售狀況，及時調整庫存，甚至於同步開發新商品通訊是優良供應鏈管理的必要條件，而通訊的必要條件是「信任」第四章　採　購　循　環23