规范档案管理

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1、规范档案管理为学校建设与发展服务一、加强基本建设，营造良好工作环境•组织建设•设施建设•制度建设•规范建设1、组织建设（1）建立档案机构•档案馆或综合档案室⑵建立档案管理网络•学校主耍领导为主任的档案工作管理委员会•山各部门分管领导、专兼职档案人员组成的档案管理网络2、设施建设⑴设立档案专用库房、办公室及阅档室⑵配备档案装具及设施设备使库房达到“九防"（防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫及防污染）要求。3、档案工作规章制度建设（综合）⑴档案馆岗位职责⑵档案人员职责要求⑶档案保管制度⑷档案保密制度⑸档案查借阅制度⑹档案

2、统计制度⑺档案鉴定销毁制度⑻特殊档案调档审批规定等3、档案工作规章制度建设（干部人事）⑴干部人事档案人员职责⑵干部人事档案保管和安全保密制度⑶干部人事档案查阅规定⑷干部人事档案材料收集制度⑸送交档案材料归档工作制度⑹干部人事档案材料鉴别制度⑺干部人事档案整理工作制度⑻干部人事档案转递制度等4、档案工作业务规范建设⑴档案实体分类方案⑵档案归档范围与保管期限表⑶档案业务建设规范⑷各类档案工作规范等二、加强业务建设，服务学校各项工作★档案管理程序与要求•齐全收集材料•规范整理档案•科学检索保管•优质编研利用★档案管理程序与要求⑴档案收集⑵

3、档案整理⑶档案鉴定⑷档案保管⑸档案统计⑹档案检索⑺档案编研⑻档案利用⑴档案收集工作内容：①收集木单位党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财务等活动中形成的具有保存价值的文件、声像材料②收集上级机关公文，会议交流材料等质量要求：①归档的文件材料齐全完整②载体和书写材料等符合标准⑵档案整理工作内容：①分类②组卷③卷内文件整理④卷内目录编制⑤案卷FI录编制质量要求：①分类适当②纽卷合理③目录清晰④案卷整洁、体系统一⑤编号准确⑥移交清册与实物相符⑶档案鉴定工作内容：①鉴定的程序标准②鉴定的组织领导③销毁档案的制度质量要

4、求：①符合鉴定程序及有关规定②销毁手续完备⑷档案保管工作内容：①档案的库房管理②档案的安全保护③延反档案寿命的各种技术措施质量要求：①库房符合“九防”要求①档案的排放和编号符合标准②档案的装具符合标准⑸档案统计工作内容：①档案的数量统计②档案利用情况统计③档案机构和人员状况统计④档案统计分析质量要求：①准确性②及时性③科学性⑹档案检索工作内容：①编制检索匸具建立检索系统②利用检索工具检索所需质量要求：①计划性和科学性②全面性和准确性③具体性和快速性④实用性和统一性⑺档案编研工作内容：①熟悉与研究档案内容,编写参考资料②编写档案文集，

5、编撰档案史料、年鉴③编写大事记、基础数字汇编等④编制利用效果汇编质量要求：①史料真实②数据准确③内容充实④体例统一、结构严谨⑻档案利用工作内容：①介绍馆藏②为利用者提供档案信息质量要求：①明确服务方向做到优质服务②熟悉档案了解需求③正确处理利用与保密的关系㈠齐全收集材料1、工作内容⑴收集本校党政管理、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财务活动中形成的貝有保存价值的文件、声像材料。⑵收集上级机关公文，会议交流材料等。2、质量要求⑴归档的文件材料齐全、完整★按照本校各类档案归档范围与保管期限表进行收集。★注垂平时积累，随时收集。

6、★底稿、附件、批复（若有的话），要收集齐全。★注意收集领导手中的重要材料。★注意收集参加会议帶回的文件材料0★纸质文件和电子版本要同时收集。★材料手续要完备，注意文件木身的凭证价值，如合同由双方盖章，公文应冇发文机关的印章，需要领导签字盖章才能生效的文件耍签字盖章等。⑵载体和书写材料等符合标准及要求★用纸规格要符合要求（三统一：表单与正文统一，附件与正文统一,n录与卷内材料统一）。★会议记录用纸要规范。★一般为A4型，超过A4型的按A4型规格切割或折叠；对于小型的材料，如合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱。★书写材料杜绝使

7、用圆珠笔、红黑水笔、纯蓝钢笔、铅笔，要用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。非手写材料应存打印件，如有字迹模糊或褪变的、传真件须复制后与复制件一并归档。3、收集（整理）措施⑴构建收集网络★全校专兼职档案工作人员队伍⑵明确收集责任★列入专兼职档案人员岗位责任制⑶建立相关制度★部门立卷制度、“四纳入"、“四同步”制度、考核奖惩制度、外出开会人员带回文件归档制度、人员变动文件交接制度等㈡规范整理档案•综合材料立卷的方法与步骤1、分类2、立卷组合3、卷内材料的排列与编号4、填写卷内目录与备考表5、拟写案卷题名6、案卷封而的填写与装订7、文件和对

8、应声像材料的处理8、交接1、分类⑴分年度（注意跨年度的材料）⑵分机构（不同单位不能放在同一卷里批复与请示要放在同一卷里）⑶分问题（按学校制定的分类方案进行）⑷分期限（永久；长期；短期）（永久；定期30年；定期10年）通常采用年度——问