密级档案管理规范

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1、集团密级档案管理规范转自DAX论坛代国辉1总则1.1为规范密级档案的管理，保护密级档案的安全，促进密级档案的正当利用，特制订本规范。1.2本规范规定了密级档案管理原则、管理职责和管理流程等要求。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条文。XAJT/ZD0803D-2009集团保密管理规定XAJT/ZD0805F-2009集团档案（实体）管理规定3术语密级档案是指《集团保密管理规定》规定的保密范围中，不宜广泛传播、重要而须严格控制的档案。4管理原则4.1统一领导、分级管理密级档案管理工作遵循统一领导、

2、分级管理的原则，遵从集团密级档案管理的基本要求，对所承担的密级档案管理工作负责，维护密级档案的安全、完整和有效。4.2高层重视、全员有责为确保密级档案管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实，高层管理者须将管理要求传达到各个层次，落实必备的资源，使全员正确理解并认真执行。4.3全程监控对密级档案管理的全过程进行监控，落实密级档案管理各个阶段的责任人，严格记录密级档案的状态、流向和处置，防止密级档案无人负责、流向不明、处置无记录。4.4专人负责密级档案由机要系统工作人员专人负责，无关人员不得接触密级档案，防止密级档案信息的扩

3、散。5管理职责5.1集团总裁工作协调办公室职责5.1.1负责制定并组织落实密级档案工作发展规划。5.1.2负责制定和推广密级档案的核心标准与操作手册。5.1.3负责为各事业部、成员企业提供密级档案管理的培训。5.1.4负责审计各事业部、成员企业密级档案管理情况。5.2集团总裁工作协调办公室档案处职责5.2.1负责密级档案归档范围的制定并按规定接收密级档案。5.2.2负责对移交入库的密级档案进行安全、科学保管。5.2.3负责编制密级档案的索引并按规定提供利用。5.3各级经营单位的行政管理部门职责5.3.1负责制定本单位密级档

4、案年度工作计划并上报集团总裁工作协调办公室。5.3.2负责指导、督促业务部门进行密级档案的归档工作。5.3.3负责组织密级档案的培训工作。5.3.4负责密级档案的鉴定、整理、移交。6管理流程6.1密级档案管理流程须符合密级档案内在的形成与运动规律，以满足业务活动在证据、责任和信息等方面的需要；还须以安全保管和合法利用为主要任务。6.2密级档案管理流程涵盖从密级档案的形成、传输、整理、归档、保管、利用以及鉴定直至处置的全过程，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理和监控。6.3密级档案的质量要求6.3.1密级档案必须真

5、实可靠，须保证内容可信，须充分、准确地反映所证明的事务活动过程、事件或事实，在后续的事务活动过程中或事件中可作为依据。6.3.2密级档案必须完整有效，须保证档案齐全、未被改动，须满足检索、呈现和理解的需要。6.3.3密级档案必须安全可控，须满足环境安全和人员安全的需要，也须满足实体安全和内容信息安全的需要，还须严格记录密级档案在各个节点的责任人和处置。6.3.4密级档案形成后须按规定正确标识密级、保密期限和份数，防止密级失当，防止保密期限和份数不明。6.3.5密级档案须保证字迹清楚，图样清晰，画面整洁，审批手续完备。对已损

6、坏的密级档案须予以修补，字迹模糊或易褪变的密级档案须予以复制。6.3.6机密级以上档案，须封装完整，不得将内容信息直接显露在外。6.4密级档案的管理流程6.1收集6.1.1密级文件的收集须列入行政管理部门及机要秘书的职责范围、工作规范和岗位责任，须有相应的检查、控制和考核措施。6.1.2收集范围企业在处理内外部事务过程中形成的密级文件材料均须收集完整。具体范围按照《集团密级文件材料归档范围》（附件1）执行。6.1.3收集时间密级文件须按各例行事务的先后顺序或专项事完成情况制定密件收集的时间节点，实时进行收集。同时，机要秘书

7、须将密件收集时间节点表及时上报总裁工作协调办公室。6.2整理6.2.1密级文件的整理须遵循文件内在形成规律和系统性特点，保持卷内文件的有机联系；须实现分类科学，排列合理。合同、决议等规范性文件应手续齐备，财务和人事文件以及特殊介质文件的整理须符合有关档案管理要求。6.2.2密级文件在归档前应根据集团有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位实施整理和组卷。具体要求按照《集团文书档案管理规范》、《集团科研档案管理规范》、《集团基建工程档案管理规范》、《集团声像档案管理规范》等各类档案管理规范执行。6.3归档6.3.1归档要求

8、:6.3.1.1归档的密级文件材料须满足密级档案的质量要求。6.3.1.2归档的密级文件材料须是原件或正本。6.3.1.3归档时，须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档，如纸质文件、电子原件、软件光盘等。6.3.1.4归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理，文件材料密级、保管期限和份数标注完毕。