关于项目实施过程文档的要求说明

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1、关于项目实施过程文档的要求说明监（2010）0001号一、目的为使总部各项目管理职能部门清楚的掌握所辖项目的实施进展情况，及早采取措施规避项目风险，同时做好项目知识转移工作，为此项目监理部特制订了相关管理制度予以要求。二、实施细则1、具体实施文档清单（1）下表是项目实施文档管理的清单，包含34项，实施人员按照此清单进行文档编制和归档。（2）黄色、红色标注的文档属于须提交项目监理部进行原件备案，项目经理可在项目奖申请前快递至监理部，以便及早现场留好复印件。（3）《解决方案》、《操作手册》、《流程报告》、《调研报告》、《培训总结》、《验收报告》等报告方案类文档均需使用Word格式

2、，封面装订。（4）考虑到某些项冃的方案会对现要求提交的文档进行整合，因此允许将某些文档进行整合但必须涵盖所涉及的内容。阶段调查项目书面客户必须签字提交频率提交时间提交要求01项目实施确认单1次02致新中大用户书V1次03项目筹备与启动阶段项目组织结构文件1次发生当月的下月10号前提交04动员会议程商议表1次05总体实施计划1次项目启动后一周内06项目实施责任书1次项目启动后2周内电子稿提交，待确认后再行打印签字07蓝图设计阶段项目调研计划表1次08实施范围确认表1次09现场调研协调单1次1()项目调研报告V1次发生当月的下月10号前提交用户方签字确认部分原件回寄，具体文档电子

3、稿邮件回总部11软件安装确认单1次发生当月的下月10号前提交12软件包移交回执单1次发生当月的下月10号前提交13基础数据编码方案表V1次发生当月的下月10号前提交原件14流程方案1次发生当月的下月11号前提交用户方签字确认部分原件回寄，具体文档电子稿邮件回总部15解决方案V1次发生当月的下月10号前提交用户方签字确认部分原件回寄，具体文档电子稿邮件回总部16需求差异分析报告1次17培训与试运行阶段用户培训计划按次18培训/会议签到表V按次发生当月的下月10号前提交19培训反馈表按次发生当月的下月10号前提交20培训总结报告V按次发生当月的下月10号前提交21系统上线阶段初始

4、完成确认表J按次发生当月的下月10号前提交22权限分配方案1次23系统上线确认报告V发生当月的下月10号前提交24项目验收阶段项目移交清单V1次25项目验收报告（系统功能确认单）1次1次验收确认后1周内甲方签字并盖章26项目效益分析报告验收确认后1周内27通用表单项目周报周次每周一11点前电子邮件至PMS@newgrand.cn28会议纪要按次发生当月的下月10号前提交29项目任务协调单V按次发生当月的下月11号前提交30项目组成员变动通知V按次31需求回复异议单按次32项目风险报告J按次发生后一周内提交电子稿即时邮件发至监理部，原件寄至项目监理部33项目需求跟踪表按次34

5、月报（月计划、总结）月次每月初7号前提交上月需对方签字确认，井原件寄回监理部2、文档提交要求范围划分成功完成以下产品特征模块或功能文档要求第一类工程线：I6P（其中含0A、HR、综合项目管理、财务中三项即可）、PS0FT要求按照实施文档控制清单全部提交（包括项目周报、项目月报）企业线：（1）金额大于30万（2）包含生产或成木的项冃（以上二者取一）政府线：G6、E6、GSOFT、N3且合同金额在30万以上（含30万）第二类工程线：I6P（其中只含（）A、IIR或二者都有）、PS0FT（其中模块包含数小于等于3个）仅需提供调研报告、解决方案、流程报告、上线报告、验收报告（需盖章

6、）、项目效益分析报告（包括项目月报）企业线：二万以上非第一类政府线：G6、E6、GSOFT、N3且合同金额在30万以下第三类工程线：暂无提供签字并盖章的验收报告，且实施奖金验收后统一申请。金业线：3万以下政府线:LM>GH、G33、与项目实施奖的关联（1）项目实施奖实行关键文档缺失一票否决制，对于要求必须提交的文档缺失即取消当次实施项目奖的发放。（2）项目实施奖的评定KPI中包含了对实施文档的考核，其占40%的考核权重。项目奖励部根据项目小组提供的实施文档进行分值考核，详见项目实施奖考核办法。（3）对逾期一个月未提交关键文档（必须提交的），将对项目经理处以500元/份的处罚。

7、4、其他相关责任(1)项目经理为文档第一责任人，项目监理部对实施过程文档的处罚只针对项目经理。(2)项£1周报、项目月报为平时日常必须提交的文档，对延期提交的将分别处以100和200元的处罚，以此类推。三、其他事项1、此制度耍求即下发之日起生效，制度解释权归项目监理部所有。2、所有实施文档可随时提交，并非集中在月底，以免影响项目实施奖的发放。项冃监理部2010-6-7