企业管理手册-行政管理制度-档案管理

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1、1目的与范围根据《中华人民共和国档案法》的要求，为加强档案管理工作，有效的保护和利用档案，更好的为公司的开发经营服务，特制订本制度。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。本公司档案包括文书档案、会计档案两类。2职责2.1天津杰成实业集团有限公司总经理办公室负责企业文书档案的归档管理工作。2.2财务中心财务管理部门负责公司所有财务资料、文件的归档管理工作。3管理内容与方法3.1归档要求3.1.1凡归档文件材料，原则上应是文件的正本，材料的原文（文稿），要求使用优质纸张，字迹工整，图文清晰，装订整齐。

2、审签手续完备，禁用红墨水、圆珠笔、铅笔和复写等书写工具。3.1.2归档的文件材料必须正确的反应本公司各项活动的真实内容和历史过程。归档材料应根据文件的使用价值决定归档份数，并编制移交清单一式二份，双方在移交清单上签字，各存一份备案。3.2归档范围3.2.1文书档案上级机关的来文、上级机关办法的需本公司贯彻执行或密切相关的文件（包括报纸、刊物转载等）。3.2.2本公司的文件材料：a・本公司所发文件的签发稿、打印稿。b・本公司及其职能部门形成的工作计划、总结、报告、通知等文件材料。c・本公司签订的各种合同、协议

3、书。d•本公司召开的领导会议、工作例会、专业会议等会议纪要。e.本公司制订的工作条例、章程、制度、规定、实施办法等文件材料。f・本公司机构设置、调整、干部任免、晋升、处分等文件材料。g・本公司的简介、大事记，反映本公司重要活动事件或对外宣传广告的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物、声像、电子文件等。h.需在本公司网站上宣传的资料样本。i・本公司干部、职工名册。j.本公司编印的各种刊物。k・公司领导人公务活动形成的重要信件（包括电子邮件）、传真件，从有关部门带回的本公司有关的文件材料。o•本公司形成

4、的统计报表、财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。P・本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。Q.本公司业务活动中直接形成的其他各项文件材料。3.2.3子公司、关联企业的来文、报送的重要的工作计划、报告、总结、财务预算、决算、现金、银行流量表、资金审批单等文件材料以及有纪念意义和凭证性的实物、声像、电子文件材料。3.2.4会计档案乳会计凭证：本公司预算、会计各种原始凭证和记账凭证，各种定税凭证和缴退凭证、工资册。b.会计账簿：日记账、总账、明细账、分户或登记簿、现金出纳、银行存款账、固定资产明细。c・会计

5、报表：本公司决算、资金平衡表，应上交及应弥补款项表、利润表、商品产品成本表。3.3归档时间3.3.1公司、子公司及职能部门的文职人员，负责在每月底前将本部门当月产生的文件材料移交总经理办公室，并完备档案移交登记手续。3.3.2公司因公外出参观学习、考察和参加各种会议的人员，在外期间所获得的资料，回单位后应及时将文件资料交总经理办公室归档。3.3.3总经理办公室负责电子文件的积累、保管和整理工作。3.3.4会计档案在年终由本部门整理立卷，可在本部门保存一年，期满后向总经理办公室移交归档。3.4档案管理3.4.

6、1总经理办公室对接收来的档案进行分类、编目、登记和整理归档。具体要求：a・编制各类档案检索工具，要集中专柜保管。b・对保管到期的档案，要进行审定，提出存毁意见。c・库房要保持整洁，门窗锁要牢固配备，必要的消防、报警、去湿设备，做好六防工作，定期检查档案，对破损或变质的档案及时进行补修和复制，确保档案的完整与安全。d・声像、照片档案应由专柜存放，严防受潮、霉变。3.5档案借阅3.5.1档案借阅，原则上对内职能部门人员借阅，其他人员因工作需要，可在档案室查阅，一律不得外借。3.5.1借阅档案资料，必须在档案室办

7、理借阅登记手续，一般借阅档案资料必须当天归还。3.5.3借阅人员要爱护档案资料，禁止在档案室档案资料上勾画、圈点、涂改污损、剪裁拆散，必须维护档案的历史真实面貌。3・5.4借阅和利用者必须遵守保密制度。对享有专利权和涉及影响本企业利益档案一律不准对外开放，如发现利用者有泄密行为，应做违纪处理。档案借阅后应及时将利用效果反馈给档案室。