工程档案存在的问题与对策

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1、工程档案存在的问题与对策摘要：工程档案是一项来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理等各单位的档案。它即耍保证建设项目档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，工程档案是一个即系统，又全面的工程。本文提出工程档案移交过程中存在的问题，并提出了相应对策，以此推进今后的档案工作。关键词：工程档案存在问题对策中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：随着改革的不断深化，工程档案的收集、整理及工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，工程档案的移交工作也显得尤为重要。近儿年来由于竣工项日多，

2、建设周期长，工程档案的移交也存在着诸多问题。本文就建设项目档案存在的问题进行分析，旨在找出有效解决这些问题的对策。1基建档案管理存在的问题前期手续不齐的现象普遍存在。工程项目基本上都是先开工建设，后补充手续审批事宜，这一现象在市政工程中尤为突出。我市对工程建设一贯持有大力支持的态度，对国家重点及市重点丁程更是尤为重视。有了政策扶持，建设项目的前期开工手续进度就大大提高了，同样也有力地保证了项目的竣工时间。但是，有些项冃没有按正常程序报批，而是采取的一些非常规方式完成的，确实存在问题和不足，尤其是体现在工程档

3、案方面尤为明显。例如，以“市重点项目建设领导小组办公室的开工函”取代了“施工许可证”等现象，这样也为后期档案的归档带来大量整改工作。这种“先上车，后补票”的行为不仅给后期工程档案归档与整改带来诸多的不便，同样使得国有土地使用权证、房屋产权证以及各有关证件带來诸多的不便o1.2主管单位的变更造成工程档案的管理混乱工程准备阶段文件中如立项、征地、规划、设计、监理招标、施工招标、开工建设、工程款的支付等均由工程建设单位保管，但是保管人员经常变更，因此造成了工程档案无形中遗失。有些公共建筑项目中，工程开工与竣工后项

4、目名称不一致，这对后期工程档案的移交造成项目提名以及管理上的混乱。以某大学为例，开工时教学楼的题名为第一教学楼，而竣工后则称为公共教学楼，这些工程竣工前后名称不一致的现象出现，这必将影响日后工程档案的归档，进而影响档案的有效利用。1・3各中标单位移交的工程档案不规范工程档案是一项档案来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理等各参建单位的档案。它即要保证建设项目档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，整理档案是一个即系统，又全面的工程。施工屮标单位经常冇分包现象，并且•般情况下工程竣工后施工单位

5、就撤离，所以对档案的移交方面有时不够重视，移交给档案管理部门的档案会出现不规范的问题。例如：施工图纸变更后未加盖设计单位公章、竣工验收报告缺少项施工单位公章等。这些看似极其简单的程序和规范，在工程档案中却是及其重要的问题。还有就是一些造价高、施工功能多的人项目中的单项工程成套性材料，施工单位的资料员由于收集不全，无法保持单项工程档案材料的有机联系，这就很大程度上影响了档案的完整性、系统性和准确性，大大影响了档案冇效利用的效果。甚至i些庞大的工程，施工单位移交的资料，通常缺乏与各分包单位横向联系的材料，这也加

6、人了工程档案的整改难度。此外，施丁项目普遍存在“重施T、轻管理，重外业、轻内业”的项目管理通病。在施工单位工程联系单及有关來函來件，编号较乱，时有编号，时而无号，没有一个规范的发函程序，这也给后期的工程竣工结算审也带來不必要的麻烦。2工程档案管理的对策2.1追木溯源要保证移交档案的质量就应从“头”抓起，加强对在建项目组档案管理有关人员的培训力度。天津市城建档案馆作为工程档案的接收并需永久、长期保存专门档案的单位，对建设工程文件归档的整理规范，以及宣传力度上做的工作很多。这就从源头上防止移交档案的错件、退件。

7、我馆不定期召集施工、监理、设计、勘察及各建设业主开办免费讲座或培训班，对一些在T程档案审查中时常会出现的共性问题进行讲解，这样即能够保证档案移交的质量，又能提高依法治档的自觉性和归档意识,还能达到培养档案工作人员良好的业务素质的H的，为后期竣工档案的移交工作奠建了良好的业务基础，这样就能避免在施工、监理、勘察、设计等一些共性的问题屡次进行整改，造成不必耍的人力、物力和财力的浪费。还针对重大T程项目进行专门培训。譬如，天津市地铁2、3号线工程，国道112线高速公路工程等。由于施工方的很多项目总部与分公司或者项

8、目部都是跨区、跨市甚至跨省，为此，因档案整改问题也经常要在各地來來冋冋奔波。如果从源头就开始抓起，为各单位负责项目的档案管理人员进行强化培训，在工程档案移交前保证了移交件的合格率，同样也保证了工程档案审查的效率。2.2增强意识建设项目档案归档挂钩工程尾款的支付，以提高企业归档的积极性，及时、有效地完成归档工作。在几年的工程档案收集、指导工作中，在施工、监理、设计、勘察等部门的档案移交过程中发现各参与建设的中标单位