论水政执法档案管理中存在的问题和对策

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1、论水政执法档案管理中存在的问题和对策水政执法档案是水行政执法监察人员在水行政执法活动中形成的，具有一定保存价值，并按归档制度作为真实的历史记录集中统一保管起来的文？、图表、照片、录像录音带等各种文件资料。它是水政执法活动的结果，记载了执法活动的真实情况，它不但承担着一般文书档案的查找利用职能，还是行政法律诉讼的依据性法律性文件。一、水政执法案件管理中存在的问题及原因1、案卷收集不齐全，归档不及时水政执法案卷不但有一般文书档案的性能，同时具有法律文书的法律凭证性能，所以其齐全完整尤为重要。在H前的管理过程中，水政执法档案存在管理分散、

2、缺失不全问题。造成这个问题的原因，一是我市水政执法队伍的横向指导、纵向监管的职责不清，市水政监察综合执法支队与其它水利业务部门、科室管理、执法有交叉。各水利业务部门有的自行处理、自行立卷归档；有的直接融合到了业务工作中，没有形成专门的水政执法档案。二是秦皐岛市市级水政执法队伍与各区、县的水政执法队伍的纵向监管职责不明确，造成区、县执法队伍各自处罚、各自管理立卷。同时处罚完毕后不能及时主动向市水政执法支队档案室移交，造成水政执法案卷在各业务科室和区、县均有散落，对集中保管、提供利用造成困难。2、卷内文件排列不规范，材料有缺失秦皇岛市的

3、水政执法案卷H前案卷状况是有单独排列的、有按文书档案属性排列的、也有单独排列与文书档案属性相结合排列的；同时存在结论、决定、结案处理性文件与依据材料不分先后，随意穿插排列的；有的案卷还存在材料不齐、证据材料缺失等问题，这些造成收集上来的案卷冇很多各不相同，为今后的查找利用造成隐患。造成上述问题的原因主耍是因为水政执法档案保管分散、管理人员素质参差不齐，没有针对水政执法档案管理的规范性文件。在实际工作中，水政执法档案证据资料缺失造成的危害已逐渐显现。去年的i起水政处罚案件屮，由于当事人对海港区水政监察支队的水土保持处罚款项不服，向法院

4、提起诉讼。在应诉过程中，水政执法部门在水政执法案卷中查找不到该地方被建成建筑物前植被状况原貌照片，只有文字记录，很难有说服力，（因为处罚力度是根据原地点原水土损失程度决定的）。由于港内缺少损害前水政执法人员现场取证照片，使水政部门的应诉工作产生了极大难度。造成这个问题的原因主要是执法人员档案意识不强，只注重水政执法行为的程序和结果，而没有档案积累意识。3、卷内文件填写问题突出在对收集上來的水政执法案卷进行整理的过程中，我们发现，有的执法文书字迹潦草，用圆珠笔书写；有的有随意涂改的现象；有的案卷送达回证屮没有当事人的签字；个别案卷承办

5、人及领导审批签字是机打的；询问笔录中没有注明“记录属实”字样；有的询问笔录只有一名执法人员签字；有的案卷的行政处罚告知书中被告人签字时间早于发案时间等。这些问题的出现主要是因为水政执法人员的业务素质不过硬，档案知识缺乏造成的。因为水政执法案卷的法律文书凭证的特性，很多材料不能随便补充、修改，这样对案卷质量造成了很大影响。二、加强水政执法档案管理的对策1、理顺管理体制，促进水政执法档案统一、系统管理在目前存在的水政执法档案管理问题中，重耍的源头因素就是由于水政执法机构的管理机制不顺畅，造成移交、归档混乱。山于市、区、县水政执法机构之间

6、管理权限交叉重叠，纵向职权划分不清，造成水政执法档案处于多头管理状态。同时很多保管单位不能对相关的执法档案内容进行及时补充，使水政执法档案依据性缺乏。所以建立顺畅、清晰、明确的水行政执法管理体制，不仅是水政执法管理工作的迫切需要，也是水政档案管理工作的必然要求。2、建立水政执法档案管理制度，促进水政执法档案规范化管理制定水政执法档案管理各项规章制度，是做好水政执法档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。在我市现冇水政档案存在的问题中，我们看到卷内文件目录与卷内文书名称不一致、文书装订不整齐,排列不规范、无目录等问题屡屡出现。

7、这些问题的存在都是因为没有统一的“水政档案管理制度”来制约立卷归档工作，而是由基层档案管理人员和执法人员凭借自己的工作经验和一般文书档案的知识来管理而造成的。要想使水政执法档案更好地服务于水政执法工作，必须健全机制，全市水务系统实施统一的行政执法文书样木，按照统一的“水政档案管理办法”要求搜集、整理、归档、立卷，遵循一致的案卷样式、装订格式、排列顺序。3、全面提高水政执法人员的业务素质和档案意识加强水政执法人员业务素质培训，不但是水政执法工作的需要，也是水政执法档案管理的必然耍求。水行政执法人员不熟悉水行政处罚的业务知识，是造成水行

8、政处罚案卷上述问题的一个基木原因。如案卷中有被处罚文书与缴款文书主体不•致现象；检查笔录、询问笔录、行政处罚决肚书等不同的法律文书中对违法事实的基木耍素记述不一致；询问笔录中缺少“以上情况属实”“和我说的一样”的意思表示；授权委托书制