【经营管理】档案管理

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1、北京首信股份有限公司档案管理文书归档工作程序填标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于査阅。根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。附件二关于归档案卷的质量要求总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：一、归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数，均应齐全完整。二、遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿

2、、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。三、卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即:批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程度顺序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷，再按供货吋间依

3、序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。四、区分不同价值：各类文件根据其不同的内容都冇不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不口J分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。五、跨年度材料的处理：除产品、项廿、设备、仪表、基建项廿档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没冇批复放在请示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。六、具有长期保存的案卷，卷内文

4、件有圆笔和铅笔字迹，要用蓝黑墨水或碳索墨水笔重抄或复印，连同原件一同归档。七卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”，并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，出总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。九、卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。序号：填写文件的件号。文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。责任者：应填写文件形成的部门或以

5、印章为准。题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加1）;会议记录应在卷内口录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。日期：填写文件形成的吋间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。页号：填写每份文件的页数。

6、-＞备考表的填写：每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明，都应填在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人姓名填上，检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。I一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内

7、文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件屮心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。I•二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制吋间、地点、所反映事情的内容，摄制人。照片要连同底片一起归档。I三.归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。股份公司档案实体体系图说明：股份公司的党群工作类档案主耍是各种协会的管理、其它方面由集I才I总部管理。附件三档案实体分类编号办法1.1为了贯彻执行国家档案局

8、颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》，提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平，更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定木办法。1・2档案分类原则，是以公司全部档案为对象，根据管理职能，结合档案内容和形成特点,保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。2档案类别的设置2.1档案的类别共设置十个大类，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基木建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。2.2根据职能活动和档案形成的特点，