【经营管理】物业管理档案管理标准作业程序7

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1、物业管理档案管理标准作业程序一、目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。二、适用范围适用丁•物业部各类档案的管理。三、职责1、总经理审批档案的借阅申请及清单。2、行政部经理监督档案管理的实施工作。3、档案管理员负责档案的H常管理工作。四、程序要点1、档案的编号(1)公司、物业部编号：%1物业部编号为：WY(英文缩写)。⑵部门编号：%1办公室；%1财务部；%1事务处；%1工程处；%1护卫处；(3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002n欣婀搜索两艷理③陛空中国最庞大的下载资料库(

2、整理•版权归原作者所旬7QOPH如果您不是在3722.cn网站下载此资料的，不耍随意相信.请访问3722,加入■FfII3722.cn必耍时可将此文件解密(3)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位冇效数字一001、002、003……。(4)档案编号举例：%1物业部编号：※※※—※※一※※※—※※※档案序号类别编号部门编号物业部编号%1物业部编号：※※※—※※一※※※—※※※档案序号类别编号部门编号物业部编号2、档案的分类(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：%1行政、人事类；%1

3、财务类；%1公共事务类；%1保洁类；%1园林绿化类；%1机电维修类；%1经营类；%1品质类。(2)全宗档案的分类：耍从档案彫成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持n资科授索网O722.CN档案Z间的丿力史联系，它应具冇思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如:收文类发文类合同类%1办公室员工人事档案类图纸类后勤类收文类发文类报表类%1财务部帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类%1事务部员工档案类维修类投诉类回访类冇偿服务与多

4、种经营类计划总结类3、立卷与编制目录（1）立卷：就是按照单份文件相互Z间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：%1根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；%1在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成,如:——物业行政部、人事部收文：探※※—x・z—收文；物业财务部报表：探探探一CW一报表；——物业部服务处业主档案：探探※—※※※—FW—业主档案。%1将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立

5、而距顶部3CM位置处，并排列在档案柜屮；%1将需归档的资料按其所屈类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。⑵编制目录：%1档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；%1每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）屮，以便查阅。4、档案的保管期限（1）档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。（2）各部门负责人应依据部门工作情况及其部门冇关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定

6、及标注。5、档案的保管(1)档案保管的工作任务是：%1便于查阅；%1保证档案的安金；%1防止档案的损坏；%1采取修复技术，延长档案寿命。(2)档案保管的责任部门：%1财务部保管财务档案；%1办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;IS09000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料；%1工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、冇偿服务多种经营记录及计划、总结

7、及物业部各职能部门需要保管的其他档案；%1各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。(3)档案的保管程序：%1各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；%1档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》屮，归入相应案卷并统一编号；%1档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；%1档案原则上保管原则件。6、档案的密级(1)档案的密级分为**佗绝密、机密、普通；%1绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他屈绝密的档案；

8、%1机密档案包括：IS09000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他屈机密的档案;%1普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。7、档案的查阅权限(1)总经理可查阅公司所有档案。(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。(4)其他人员根据审批查阅冇关档案。8、档案的查阅/借阅/复制⑴查阅/借阅復制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》屮登记。(2