文化宫会议服务流程标准

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1、会议服务流程标准1、会前准备程序(1)文化宫会议接待负责人接到会议通知后，落实会场人数、会议标准等具体要求，通知中心领导及文化宫领导，安排办公室填写会议通知单，分别下发各部门；(2)各部门根据会议通知单要求，分别作好会前准备工作。会务部、剧场部负责会场布置，制作部负责刻制会标，综合部负责相关区域环境卫生保洁，机电部负责安全检查、消防系统值班，中央空调开放，办公室负责名牌打印，协助悬挂北大门会标；(3)文化宫会议接待负责人配合会议召开部门对会场进行验收，核对会标内容及桌签姓名，按组织方要求摆放，检查会议要求落实情况，验收合格后，请会议组织部门负责人填写会场验收单。2、会议服务程序(1)按会议签到

2、时间要求，工作人员提前10分钟到岗，开放场灯、主席台灯光，打开空调，调至合适温度，打开所有疏散通道，最后一次调试音响并播放轻音乐、安全温馨提示;(2)一般会议，文化宫分管会议服务的负责人，提前到岗，检查会议各项要求落实情况，检查卫生区卫生情况，协调处理一些特殊情况，确保会议顺利召开。重要会议，文化宫领导一起参加会前检查。(1)剧场大会时，中央空调操作工根据需要，提前打开设备，根据会场情况调节温度，确保会场温度适宜。(3)剧场大会时，中央消防系统值班人员提前1小时到岗，检查系统运行情况，会议期间全程监控。(1)综合部门保洁人员，提前1小时到岗，对会议室周边卫生再进行一次清扫，会议期间安排保洁人员

3、，及时保洁。(2)会议服务人员，身着职业装提前30分钟到岗，在门口处迎宾，客人到达后，迎宾人员应面带微笑，对所有来开会的客人都使用礼貌用语“您好”、“上午好”、“下午好”。(3)主要领导到达后，有专人引领到接待室，根据需要倒好茶水。(4)会议开始前5分钟，主席台进行第一次的倒水，会议开始后，根据主席台领导喝水情况，约为20分钟添一次茶水，若主要领导喝水较快还不到倒水时间，可根据情况先给领导添水。倒水时动作要轻，不要发出太大的声响，倒完水后立即返回，并在会议室门口处站立观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观察领导及每一位客人的动态，从客人眼神或动作中领会客人需求并及时上前询问解决。(5)会议开

4、始时，音响操作人员及时关闭音乐，切换话筒，根据领导讲话声音调整音量。根据会议议程，作好话筒切换;及时播放会议音乐，做到切换自然准确，切换时间控制在5秒以内。(1)开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯光变为投影模式，汇报结束后，要立即打开幕布前的灯，改为正常模式。(2)主要领导香巾若使用在会议休息中间要及时更换，所有更换的物品都以主要领导优先，然后依次进行。(3)会议期间，若领导有重要事情要谈不需要会议服务，服务人员应倒完水后退出会议室在门外等候。3、会议结束服务(1)会议结束后，立即将所有会议室的门打开，服务人员热情送客，使用礼貌用语“请慢走”，引领领导或与会人员离开会场。(3

5、)客人离开会议室后，要立即查看会议室有无客人遗留物品，若发现遗留物品及时通知客人，若不清楚是哪位客人的物品，可与文化宫办公室联系帮忙转交。(4)会议结束后，立即清理会场物品，打扫会场卫生，检查设备设施是否全部关闭，锁好会议室门。(5)会务部负责人向分管会议服务的领导通知会议结束，并汇报会议服务情况；(3)分管会议服务的领导向文化宫领导和中心领导汇报会议召开情况，通知机电部负责人关闭中央空调，结束消防监控。(4)办公室财务部门分类汇总会议场次，及时办理会议结算手续。