东大物业档案管理规程

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1、档案管理操作规程山西乐佳物业管理有限公司—O—五年月日档案管理操作规程一、目的为加强公司档案管理工作，提高公司整体管理水平，实现公司档案管理系统化、规范化，使各类档案达到完整、准确、系统、安全和冇效利用，特制定档案管理操作规程（以下简称“本规程”）。本规程适用于河南东大物业服务冇限公司及所辖项目。三、档案定义及管理方式（一）定义：档案是指公司各部门及工作人员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动屮形成的对企业冇保存价值的各种文字、声像、图像、电子档案等资料。（二）管理方式：公司实行行政人事部档案管理人员至各项口（部门）行政人员的分级管理。公司各部门的文件

2、材料均应统一管理,任何个人不得私口持有公司的档案资料。四、人员职责（一）行政人事部档案管理人员1•确定公司档案管理范围、工作流程；2•监督、指导各项目（部门）档案管理工作；3.统一管理各项口上报的齐载体档案文件；4•开展档案的收集、整理、保管、借阅等工作，保证文件的齐全、完整。（-）各项目行政人员1•负责管理、收集本项口（部门）的档案材料；2•负责木项目（部门）档案收集、整理、保管、杳阅、借阅等工作，保证文件的齐至、兀整。五、档案的分类管理（一）档案的归档范围：详见《附件一：档案归集范围表》（-）档案分类1・文件类档案：文件类档案是指企业和个人在经营管理活

3、动小形成的，对公司和社会有保存价值以备杳考利用的各种文字、图表等不同形式的历史记录；2•合同类档案：合同类档案是指本公司同其他公司或个人Z间订立的、冇保存价值的合同、协议及其他相关文件材料；3•图纸类档案：图纸类档案是指在规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的各类图纸；3.实物类档案：实物类档案是指以物质实体为载体记录历史真实面貌的特定物品,一般包括奖状、奖杯，奖牌、锦旗、证书、纪念品、信物、印信、名人字画等。（三）档案分类管理1•文件类档案处理流程：（1）确定归档范围及保管时限：凡是反映本公司工作活动、具有杳考利用价值的文件材料均应立卷归档。各

4、部门的归档范围应以行政人事部下发的归档范围表（附件一:档案归集范围表）为基础来确定，具体工作小，可就本项口（部门）实际情况进行调整。（2）不归档的文件材料包括：a重复文件；b一般的过程性文件，即未经会议讨论的未生效文件、未经领导签发的未生效文件、文稿的过程修改文件；（3）收集:指把分散在个人手屮、散失在其他地方的冇保存价值的文件，集中到该项口（部门）行政人员手小的过程。各项口行政人员负责收集，其他人员配合完成，保证档案齐全、完整，任何单位及个人都不得将档案据为已有。（4）整理：指对收集的文件材料进行装订、分类等工作的过程，由各项目（部门）行政人员负责。按照

5、工作流程，具体操作如下：a装订：——装订前，拆除文件上除订书钉外的金屈物（如曲别针、风尾夹等）;——装订时，正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；装订位置在文件的左匕角;初^员和褪色的文件材料，应进行修补或复制;b分类：文件类档案采用“项口一文件类别一年度”的方法进行分类，相同项口（部门）的文件应保持分类方法的统一。c排序：文件类档案应按时间顺序排列。d编号：文件类档案应按排列顺序逐件编号，在文件首页左上方端的空口位置用铅笔标注。e编目：文件类档案应填写卷内目录。内容冇序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项口。f装盒：将归档文件按件号顺序装入档

6、案盒，并打印档案盒背脊。2•合同处理流程：（1）确定归档范围：包括甲乙双方在合同产生、变更和执行过程小形成的，具有查考利用价值的各种文字材料。具体内容包括：合同订立过程中形成的合同、协议、意向书、备忘录、担保书、委托书、批准书、确认书及合同证明附件等。凡归档的合同文件材料均应为原件，原件遗失且无法追踪的情况下可存档复印件。（2）确定保管期限：详见《附件一：档案归集范围表》（3）收集：指把分散在个人手中、散失在其他地方的有保存价值的文件，集中到该项口（部门）行政人员手小的过程。各项口行政人员负责收集，其他人员配合完成，保证档案齐全、完整，任何单位及个人都不得

7、将档案据为已有。合同履行屮，各项目行政人员还应负责继续收集针对合同内容所产生的其他文件材料，保证合同类要求的齐全完整，以备查考利用。（4）整理：指对收集的文件材料进行装订、分类等工作的过程，由各项目（部门）行政人员负责。按照工作流程，具体操作如下：a装订：装订前，拆除文件上除订书钉外的金属物（如曲别针、凤尾夹等）,破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；b分类：归档合同类文件按照“项目一分类一年度”的方法进行分类；同一项目（部门）的文件应保持分类方法的稳定。c排列：归档合同类文件应按时间顺序排列。d编号：归档合同类文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页左上方

8、端的空白位置用铅笔标注。c编目：归档合同类文件应填写卷内目录。内容