PDM环境下科技档案管理模式的探讨

《PDM环境下科技档案管理模式的探讨》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、PDM环境下科技档案管理模式的探讨在科技文件归档过程中，为防止科研档案因设计人员疏忽或其他不可预测的原因而造成其流失的情况，在传统的纸质档案管理中，己较多采用“先归档，再利用”的管理办法，确保了科技档案的完整性和齐套性。这样就形成了传统纸质档案“产生•审签•归档•保管•利用”的流程。在PDM的文件生命周期中，也采用“产生•审签•归档•利用”的流程，除文件数据直接保管在系统服务器上外，其他各阶段与传统纸质档案的管理几乎完全重合。本文拟通过分析纸质档案和电子档案的各自价值、PDM系统和传统纸质档案管理各阶段的

2、优劣、利弊，探讨出一套PDM环境下科技档案管理的新模式。一、从价值方面考虑，两种形式的档案各有利弊，相互补充（一）传统纸质档案担当着确保原始性和真实性的重任相对于电了文件，传统纸质在维持档案内容的原始性和真实性方而，因其载体的耐久性和内容对载体的依赖性，优势非常明显。电了文件由于其载体的易损以及其易于更改的特性,不利于发挥档案的凭证作用，故在没有有效手段解决电了文件的易更改性和无法长期保存的问题之前，档案管理仍然应以纸质档案的管理为重心。文件经过审签流程进入归档阶段示，应将文件以及文件的审签流程打印出来，

3、变成纸质档案的形式进行管理。（二）电子档案是对传统纸质档案的必要补充在以纸质文件为管理重心的前提下，电子档案也是不对或缺。电子文件便于编辑、易于传输、提供利用方便，这些都是纸质文件无法媲美的优势。电子档案做为传统纸质档案的补充，不仅仅是因为以上这些优点，述有其他一些因素。1、某些科技文件必须釆川电子数据形式，如果将具转化成纸质档案会失去其价值。冃前的科技文件格式多样，不但有二维的图纸，述有三维的，述有各种软件程序。述有一些实验数据，其中包含了几十万甚至上百万桢图彖。这些都是无法转换成纸质档案保存的。2.电

4、子档案便于编辑的特性对科技档案來说尤具重耍科技档案有一个非常突出的特点：科技产品需要不断的改进，某些科技档案而且必须及时修改，才能保证科技档案的准确性。在这种悄况下，设计师在修改文件时，可以采用原文件宜接修改，而不必重新费时进行制作。二、从管理流程上考虑，两种形式的档案相互转换，不可缺少我们按产生■签署■归档管理■保管的顺序进行阐述。（一）科技档案的产生已完全电子化目前的科技文档编写己几乎全部依赖Word辅助完成，设计图纸依赖Autocad、Protel等软件辅助完成。科技档案的产生已经几乎完全电了化。特

5、殊情况下，如果产生手工版木,也可以通过重新输入或扫描等办法进行电了化。科技档案的完全电了化为电了进行审签流程打下了基础。（二）坚定不移的坚持电子审签流程，纸质签署为辅目询科技档案的归档签署流程有两种方式：电子签署流程和纸质签署流程。电子签署流程是指文件由网络进行传输。与文件相关的人员依照市批顺序依次对■文件进行审阅，这个过程由PDM系统记录下来，并牛成签署流程表。纸质签署流程是指文件附带签署页，由审批人员依次对纸质文件进行审阅，并在签署页上签字确认，最后形成完整的签署记录。1、电子签署流程方便快捷与纸质签

6、署流程相比。电了签署流程有着无与伦比的方便快捷性，只要设计人员将文件提交入PDM系统，相关签署人员只需打开日己的PDM工作表，即可进行签署。签署完成后，PDM系统将自动安排下一签署人员进行审批，直至审批结束进入归档状态。2、确保流程唯一性科技文件是用来指导科研工产的，为保证文件的真实有效性，必须确定文件的唯一性，而文件的唯-性就要求了文件的归档流程必须坚持唯一性。归档签署流程是文件在归档过程屮各负责人审阅文件并表示同意的真实记录，代表着这份文件的归档合法性。一份文件走两个签署流程，就会产牛两个版本的文件，

7、而档案管理人员一-般缺乏专业鉴别能力，无法确认两份文件是否是同样的版本。文件的归档签署流程，必须从PDM系统中完成。如果因特姝原因，确需走纸质流程，可以先以纸质签署归档文件，而后用PDM系统中归档的文件取代。3、纸质签署流程不可或缺尽管电子签署流程有着显苦的优势，但也有一定的局限性。比如-•些需要外单位人员进行会签的文件，PDM系统无法捉供相应的签署权限；还有一些文件，比如会议纪要、协议、合同等必须经纸质签署。（三）纸质档案和电子档案的归档管理各有侧重1、纸质档案偏重查考计算机技术发展起来以而，科技档案全

8、部是曲纸质文件组成，既承担着提供利用的职能,乂作为査考的凭据。随着信息技术的蓬勃发展，电子文件在科研活动中扮演着越来越重要的地位，因其便于编辑、易于传输等特点，人们在选择利用时，会较多的选择电子档案而非纸质档案。在PDM系统中，科技人员只需捉交屮请，经过电子审签，即可进行浏览或卜•载电子文件。而纸质档案因其信息内容与其载体（纸张）不可分割，且更改会留下痕迹，所以在保持档案的原始性和唯一性方而具有优势，其载体的保存期也相对较为长