秘书实务第一章商务秘书

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1、第一章商务秘书概述学习本课程的参考书目书名著者/译者出版社《现代秘书实务》范立荣著中央民族大学出版社《涉外秘书实务》张丽琍主编中国劳动社会保障出版社《涉外秘书全书》【美】玛丽·A·德弗里斯著中信出版社《经理助理与秘书手册》【美】斯特罗曼.K.威尔逊著上海人民出版社《秘书国家职业资格培训教程》张丽琍主编中央电大出版社《公司秘书手册》廖金泽著海天出版社《办公室事务管理》沈蕾主编中国人民大学出版社课程学习练习与思考模拟练习教学视频本章共三节案例导入第一节商务秘书与商务秘书工作第二节商务秘书的素质要求与行为

2、规范第三节商务秘书工作入门一、涉外秘书（一）、定义广义定义：是指在各种从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员狭义定义：指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电，同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员秘书应是上司的特殊助手，她掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己

3、的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权利范围内做决定————国际秘书联合会对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。他能在一定范围内作出决定和发出指示————欧洲秘书联合会学者观点随着时代的变迁，今天的秘书正在越来越多地承担起以前由经理们完成的工作。技术的进步意味着秘书现在能够承担范围更广的工作，以及一些传统上经理们负责的项目···秘书想要承担更多的职责，而经理们也要求有更多的时间来做他们自己的工作···因为这个原因，把秘书当做管理者的有机组成部分就越来越重要了。—

4、—英国秘书专家伊丽莎白·库克秘书与他的顶头上司有一种特殊的关系，因为他以“伙伴关系”紧密地和上司一起工作，以达到上司的职务所要求达到的目标····秘书在忠于他的上司的同时还必须忠于他所在的公司，秘书应该尽自己最大的能力为公司服务。——英国学者约翰·哈里森（二）、商务秘书的分类1、助理级秘书2、文书级秘书3、执行级秘书4、行政级秘书主要工作内容：负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会等主要工作内容：负责起草打印文稿，收发、处理文字，完成上司临时交代的事项，笔录口授文件，负

5、责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟组织材料等主要工作内容：要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作主要工作内容：包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权等二、商务秘书工作（一）商务活动的特点交易性利益性竞争性（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述1、美国《职称词典》A、全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作B、能用

6、速记记录口述C、能翻译机将口述或复制的记录信息译成文字D、处理上司约会及提醒其约会E、接电话和打电话F、处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件G、对办公室其他工作人员进行工作监督H、整理人事档案2、美国秘书专家玛丽·A·德弗里斯A、通过各种存储媒体管理大量的记录材料B、为各种不同的信息建立收发系统C、进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件D、与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触F、帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统G、管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作H、协调和管理特殊计划

7、，处理好特殊任务I、分析问题，选用重要的决策技巧J、寻求深造和事业发展的机会（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述3、英国秘书专家约翰·哈里森A、接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等B、接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件C、有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话D、为雇主的旅行并安排好他的旅行路线E、安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线F、将雇主的私人和商业信件归档，做好索引G、组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议记录H、有条不紊地安排好雇主的办公室I、从各方面减轻雇

8、主的许多例行业务工作和私人事务J、提供信息K、遵守国家健康和安全工作条例的要求L、建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法M、替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品N、组织会议和各种社会活动（三）、商务秘书工作内容的分类常规事务性工作指派性工作自主独创性工作（四）、商务秘书的工作特点辅助性中介性综合性机要性服务性从属性二、商务秘书的素质要求与行为规范1、职业道德的内涵是指人们从事特定的职业范围