第十九章 文书与档案工作

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1、第十九章文书与档案工作  【知识技能要点】●公文的撰拟●公文处理程序和基本要求●档案工作的基本内容和工作原则●档案的开发利用第一节公文撰拟公文撰拟，即公文写作，是公文办理的基本环节。为使拟制的公文符合行文规范，应准确把握公文的含义、撰拟特点与撰拟原则。一、公务文书的概念公务文书（以下简称公文），是机关公务文书的简称，有时又称文书、文件。按2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）的规定：“行政机关的公文（包括电报、下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具

2、。”公文概念，有广义、狭义之分。广义的公文包括通用公文、专用公文与公务常用文，狭义公文仅指通用公文与专用公文。㈠通用文书通用文书又称法定公文，指在全国范围内普遍通行适用的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。通用文书包括党的文件和行政公文。党的文件，指1966年5月3日中共中央批准的中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的十四种公文，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政公文，指《新办法》中规定的十三种公文，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、

3、会议纪要。㈡专用公文专用公文，指局限在一定的工作部门和特定的专业范围内专供特殊需要而使用的具有法定效力和规范体式的文书。一般包括：外交文书，如国书、照会、条例、声明、备忘录、外交函件、外交电报等；军事文书，如通令、条令、训令等；司法公文，如立案报告、起诉意见书、公诉书、抗诉书、判决书、裁定书、提请减刑意见书等；经济公文，如经济合同、协议书、经济活动分析、市场预测报告、外贸函电等；科技公文，如科研任务书、科技成果报告、发明申请书、技术鉴定书、工程设计说明书、施工方案等。㈢公务常用文公务常用文，指机关、团体、企事业单位为处理日常事务而使用的具有一定格式的文书。一般指计划、总结、调查报告

4、、简报、规章制度、讲话稿、大事记等。二、公文的特点㈠公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人公文的制发者只能是合法存在的机关或组织。特定情况下，机关领导人也可以以个人名义制发公文，那是代表领导人所在单位行使职权，仍是公事，不是私事。除法定作者外，任何单位和个人都无权假冒机关或组织的名义擅自制发公文，对于伪造公文的人要追求其法律责任。㈡公文必须是在管理过程中形成并使用的管理设计的范围很广，凡是处理公共事务的，都属于管理活动。公文只有在管理活动中才能产生并使用，没有管理活动，也就不会产生和使用公文。也只有在管理活动中形成并使用的公文，公文才具有法定效力。㈢公文必须是按照统一的体式（

5、格式），经过一定的处理程序制成的信息载体公文的格式必须统一，任何单位都必须执行标准的公文格式。如果一份公文格式不全，或格式不规范，就会影响公文的执行效力，甚至根本就没有法定效力。公文的制发还必须经过一定的处理程序，每个程序之间的先后次序是固定的，不能颠倒或错乱。㈣公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具公文是机关对外表达意图的一种重要工具，也是从外界获取有关信息的一种手段。公文是机关工作质量和效率的综合反映，也是一个单位的门面和外在形象。但公文只是处理公务的一种工具，而不是唯一工具。如果一个单位凡是都依靠制发公文来解决，势必造成公文泛滥成灾，是工作陷入文牍主义。

6、三、公文的撰拟公文撰拟是秘书最主要的工作之一，是文秘工作的第一步。在介绍公文撰拟的具体内容之前，首先自我测试一下，看看你对公文撰拟的基本认识。⑴开始写公文前，我能明白这份文件的目的。（）⑵开始写公文前，我能明确考虑读者的特点。（）⑶每写一篇公文，我相信能写好它。（）⑷看到什么，感觉到什么，我都会用笔记录下来加以累计。（）⑸我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。（）⑹定稿的时候会检查标题、时间、名称等，看是否有误。（）⑺用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（）⑻我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅对内容进行改动。（）⑼每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。（）⑽我不明白的东西不

7、会写在文章里。（）以上10个问题，每打一个“√”得1分，如低于5分，说明你对公文的撰拟缺乏认识，必须认真学习本节内容；如得分为6～8分，说明你有一定的公文撰拟知识，需要加以总结和提高；如得分为9～10分，说明你的公文撰拟水平不错，应该重点加强理论学习。㈠公文撰拟的特点1.动机的制约性一般文章的写作，是写作主体（作者）个人对生活的观察、感受和体验，从而引发写作冲动，通过写作来表情达意。一般写作强调主体“个人意识”，写作是受作者的思想、感情、意志的支配，直接体现作者个性的