医院文书工作与文书档案处理程序

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1、医院文书工作与文书档案处理程序杨郁素欧阳侠邱卫黎陈锡文刘子颖许晓莎（汕头大学医学院附属肿瘤医院广东汕头515031）【摘要】通过对医院文书工作中的收文阶段和和制文阶段的处理程序，文书档案的收集、鉴定、分矣、编目、保管和利用等管理程序，阐述了文书工作与文书档案管理两者之间关系，文书处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸，要想搞好文书档案工作必须从基础文书工作处理做起。【关键词】文书工作档案管理程序在我国历史上，文书工作与档案工作没有明确的分工，档案工作含在文书工作之中，只是到了现代，特别是新中国成立以后，随着社

2、会主义建设事业的蓬勃发展，档案工作才成我国一项专门的工作从文书工作中分离出来，这是历史发展的必然趋势，是科学分工的必然结果。文书工作和档案工作都是政治性、专业性、服务性很强的工作，二者之间既有区别，又有联系，两者科学分工，相对独立，这对提高医院的工作效率和维护档案的完整与安全，更好地发挥档案的工作都有重要的意义。［1］医院档案的种类很多，包括党政工团、医疗管理、科研、基建、设备仪器、药品生产、会计、声像、医德医风档案等，其中文书档案相对为主。医院文书档案主要由公文转化而来，担负着各级公文分类、传递归档以及医院重大事件、重要活动原

3、始资料记载、收集等工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭证［2］。医院文书处理与档案管理工作有不同的工作任务与工作对象。文书档案的工作对象是文书档案材料。文书工作是完成了传达办事意图、指导与处理工作等现行使命而留存备查的文件，即“办结文件”。文书处理工作的主要任务是文件收发。其中收文阶段的程序分为拆封、收文登记、附件文处理单；而阅收阶段程序伍括分为拟办、批办、分发、承办、注办、催办、归档。制文阶段分为制文阶段的程序和发文阶段的程序。制文阶段的程序分为交拟、拟稿、核稿、签发、复核；而发文阶段的程序分为打

4、字排版、校对、印制、用印、传递、签收。档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编0、保管和利用等。一个是现在时的,一个是过去吋的，属于不同阶段的两个环节。文件处理完毕，.其中有保存价值的部分归档后就成为档案。从这个意义上讲，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，文书处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸。见图1。图1文书、档案处理程序1收文阶段(1)收进阶段程序此程序由院长办公室指定人员负责处理。①拆封院办文书人员将收件拆开，并将文件取出的过程。拆封是文书人员的特有职责。②收文登记收文登记是将收来文件拆封后要在收

5、文本上加以记录的过程。登记是对收文进行统计和处理的记载，是管理和保护文件的•一种必要措施。③附文件呈批传阅笺收文经过审核判定或登记后，即在文件最前面附文件呈批传阅笺。(2)阅办阶段程序此环节由院务委员批办，各职能科室承办，院长办公室起上传下达的作用。①批办是院领导对公文如何办理所提出批示意见的过程。批办体现了单位对文件办理的集中领导，是阅文阶段的重要环节，收文处理得好坏，批办起着决定性作用。院务会委员及时准确、简明扼要地将批办意见写在《文件呈批传阅笺》的“阅文批语”栏0内。②分发是院办根据文件的性质、重要程度、缓急时限及医院内各

6、部门的职责范围，将经过批办的收文分送给有关职能科室承办的过程。③承办是承办科室或承办人根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求对文件予以办理的过程。④注办院办对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。⑤催办：院办根据承办吋限的要求，对文件办理进行督促检查的过程。⑥归档即平时归档，是将平时处理完毕文件清退冋来，按照要求放在贴有类别名称的文件装具中的过程。2发文阶段院务会作出某项决定后，由院办、党办、医务科等职能科室完成制文和发文的过程。(1)制文阶段程序①交拟领导将拟稿任务交给有关起草人员，是文件制作的起点环节。②拟稿拟稿人根

7、据领导意图在发文稿纸上进行文件起草，是发文处理程序的首要环节也是文书处理工作的基础。③核稿是指文件送负责人签发前由办公室进行审核的过程。④签发签发是单位领导人将呈批的文稿进行审定后，签署意见的过程。⑤复核院办在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。(2)制发阶段程序①打字排版打字室将领导签发后的文件定稿，按照文种选择文件格式进行打字排版的过程。②校对专门人员以领导签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的过程。③印制打字室按照文件印刷要求和印制份数对文件进行复印或速印的过程。④用印院办主任或副主任在缮印好的文件落款

8、处加盖单位印章或发文科室加盖科室印章的过程。⑤传递由院办专门人员将文件发放到各科室的过程。⑥签收收到文件后各科室负责人在登记本上签名的过程。3文件归档①收集文书收集就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、集中起来移交到综合档案室。把分散在各科的资料集中起来进行