XX股份有限公司档案管理制度

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1、1•总则为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定木制度。2•档案归档制度11.2.4.1.适用范围公司档案主要包括：1•党群工作；2•行政管理；3•经营管理类；4•生产技术管理类；5•产品档案；6•科学技术研处档案；7•基建档案；8.设备仪器；9.会计档案；10•干部职工档案等十类档案管理。2.2.文件资料的形成和归档。2.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责F1常积累、整理和归档；各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门

2、的兼职档案员分门别类做好日常积累、整理和归档工作。2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行整理，以上资料于第二年六丿」底前移交到档案室进行分类、整理、立卷归档。1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表（包括供应商评价表）；生产部的生产计划、统计（表）报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度整理、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。2.2.1.3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责整理，于第二年六月底前移交档案室进行分类、整理、立卷归档。1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类

3、规则》11・5进行收集整理，以承接项目全部完工后进行整理，以产品入库时间为准两个月内整理、立卷移交档案室归档。2.2.1.5.科学技术研究档案，rtl技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规则》11.6进行整理、组卷，并向档案室移交归档。2.2.1.6基建档案，在基建项口竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规则》11・7进行整理、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规则》11.8进行整理、组卷，并在两个月内移交档案室保管。*2.2.1.&会计档

4、案，由财务部按《分类规则》11.9整理装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。2.2.2.资料归档的基本要求2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。2.2.2.3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统整理组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、盒），经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。2.2.2.4.每一个保管单位都要填写案卷封血（包括：单位名称、项目名称、保管单位名称、编制

5、日期、张数、保管期限、档案号等）卷内目录和备考表。2.5.归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清楚，不准使用鬪珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。2.2.3.归档份数2.2.3.1•各类档案归档一份。11.2.3.2.声像、电子版档案归档二份。2.2.4.归档案卷的交接2.1.公司各部门形成的技术文件，rtl资料员按照《分类规则》进行整理，填写《移交清单》一式两份（本部门和公司档案室各存一份），由部门经理审核后移交档案室。2.2.4.2.公司技术部、质量部形成的技术文件，包括经营管理、产品、基建、科研类等文件，由资

6、料员按照《分类规则》进行整理、组卷，并编写技术文件归档说明帖，填写《移交清单》一式两份（本部门和公司档案室各存一份）。2.2.4.3.确定档案保管期限的原则：a.凡记述和反映公司重耍活动和历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保存。b・凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存（30年）oc・凡在短时期内需要查考利用的档案列为短期保存（10年）od・介于两者Z间的档案，一律从长保存。11.2.4.档案接收制度3.1•接收档案必须认真验收，并办理接交手续。3.2.存放档案必须有专用柜，排列方法一律从左向右口上而下。3.3.底图存放

7、要扎边平放。蓝图按四号大小琴式折叠。3・4.借阅档案必须按借阅制度办理。3.5•每年12月31口前对库房档案进行一次清点、核对，做到账物相符。4•档案保管制度4.1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。11.2.5.2.档案室每月进行一次安全检查，检查情况应登记，发现问题当即处理或向领导反映解决。4・3•非库房管理人员，不得进入库房。如因工作需要进入库房的，应由管理人员陪同。11.2.6.档案登记统计制度5.1•档案统计主耍包括：档案管理基本情况、档案数量、档案利用效果。10.1.2.严格

8、履行借阅手续，如实填写《借阅档案登记表》，并妥善保存，作为积累档案利用的依据。3.档案员要主动与利用者联系，请利用者协助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。5.4.档案统计报表