xx集团档案管理制度

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1、XX集团档案管理制度1目的为了进一步规范公司各种文件档案管理，建立健全文件档案管理制度理，顺文件档案管理程序，明确职责，有效控制文件档案的保密性、时效性、适宜性、永久性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本档案管理制度。2适用范围2.1公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。2.2公司的请求与政府部门的批复文件，各部门请求公司的批复文件；2.3公司及各部门的工作计划、总结、报告；2.4公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；2.5公司领导公务活动形成的重要文件、电报，从外

2、单位带回的与公司有关的文件材料；2.6公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在其他单位重要讲话的稿本；2.7反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、资本运营项方案、贸易、证券、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；2.8公司汇总的统计报表和统计分析资料；2.9公司及各部门成立、组织机构、人员编制等文件材料；2.10公司及各部门制定的规章制度等；2.11公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、

3、录像等文件材料；2.12公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；2.13公司及各部门、各专业公司通知、任命书、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、福利、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；2.14公司领导、工人、党员、团员名册及报表；2.15公司领导、工人转移党、团关系的介绍信、福利待遇迁移等存根；2.15公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；2.17公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；2.18公司或各部门与有关单位签

4、订的各种合同、协议书等文件材料；2.19公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；2.30公司购置大型机器设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。3文件档案分类3.1科技档案类——凡是属公司生产、科研、基建和经营活动而形成具有保存使用价值，且按照一定的归档制度集中保管的科技文件材料都是科技档案。3.2证照类——公司在经营活动中，依国家有关法律法规及公司发展的需要承办的各种有效证照（正副本）：①营业执照；②银行开户许可证；③贷款卡；④企业代码证⑤土地使用证；⑥房屋所有权证；⑦税务登记证；⑧统计证；⑨财政登记证；⑩商标注册证；⑾车辆购置证；⑾用水许可证；⑿专利证书；⒀消防

5、产品许可证；⒁协会证书；⒂产品证书；⒃所有公司荣誉证书正本;⒄产品鉴定证书。3.3产品检验报告3.4生产资料类：公司在生产制造过程中形成的具有保存使用价值的生产管理、工艺技术资料。3.5文书档案类：凡是公司在生产、科研、基建、业务和经营活动中形成的有关行政事务和企业管理方面的具有保存使用价值，且按一定归档制度集中保管的文件材料均属文书档案。3.6书刊类：公司在生产经营活动过程中因工作需要而订阅、购置配备的，具有一定保存和使用参考价值的各类书藉、杂志、报刊、且按归档制度集中分类保管造册的均属书刊类。3.7合同协议类：凡是公司在经营活动过程中，与外单位（或个人）签订的各种合同、协议等文件

6、，均属合同协议类。3.8管理资料类：公司在各项管理工作中形成具有一定保存使用价值的，且按归档制度集中保管的文件材料（含各种管理制度等）。3.9人事档案类：公司人力部门在工作中形成具有一定保存使用价值的，且按归档制度集中保管的文件材料（含人事制度、人事档案、各类担保书等）。3.10财务资料类：公司财务部门在工作中形成具有一定保存使用价值的，且按归档制度集中保管的文件材料（含财务帐目、凭证、各类报表等）。4公司文件材料的形成、收集、整理、分类和归档工作4.1为确保归档的公司文件材料的完整、准确、系统和提供可靠依据，各部门根据具体情况应健全公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作，严格控制

7、文件档案管理工作。4.2各部门应高度重视文件材料归档前的整理工作，指定专人整理，使整理的文件材料系统化、程序化。4.3归档的公司文件材料必须完整、准确、系统。4.4对各项文件材料的立卷要求，应根据文书档案的立卷原则。各类整理收集齐全，使文件材料形成自然的有机联系。4.5每个立卷必须定好案卷内封面，包括案卷题名、编制部门、归档日期、保管期限、档案号等并应填写卷内目录和备考表。4.6所有文件档案应制订目录清单，以便检索。4.7归档的公司文件材料一般为原件，各部