xx公司档案管理制度

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1、公司档案管理制度（草稿）一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或

2、人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机

3、联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。35、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或

4、特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。5、工作人员如有玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，

5、由司法机关依法追究刑事责任。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领

6、导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。8、如有损坏，按公司相关制度给予记过或罚款处理。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。七、本制度即日起开始执行。3企业档案分类方案一级类目二级类目基本范围类目号类目名称类目号类目名称0党群工作类党务、组织、宣传、工会、共青团、妇女工作、协会（学会）等方面文件材料1行政管理类行政事务、治安保卫、法律事务、审计、人事

7、劳资、教育培训、医疗卫生、处理纠纷、后勤福利、外事等方面文件材料2经营管理类经营决策、企业产权、计划统计、财务管理、产品销售、物资管理、企业管理、对外经贸、市场信息、分析、广告宣传等方面的文件材料3生产技术管理类生产管理、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、设备管理、基建管理等方面的文件材料4产品类产品档案二级类目按产品种类或系列产品设置同一类型产品内，包含产品从开发、设计、工艺、配方、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程材料5科学技术研究类科研档

8、案二级类目按课题性质设置同一科研项目内，包含课题立项研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程6基本建设类综合全厂平面图、给排水蒸气管道图、动力、照明线路图、通讯线路图等生产建筑及辅助生产建筑车间工程项目，包含工作依据、基础性、设计、管理性、施工和竣工验收等文件材料。辅助生产建筑包括仓库、锅炉房、配电间、污水处理工程、水泵房、水塔等工程项目办公、生活办公楼、传达室、食堂、住宅等工程项目7设备仪器类设备档案二级类目按设备的种类