内外沟通管理程序(正文)

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1、©日廣電子廠I文件編號版本頁次文件名稱內外溝通管理程序HK-QP-004A版2次Page1of31.目的：本程序作為公司內部各部門、各級管理層以及外部客戶、供應商與公司的溝通規定，以透過這個機制達到品質管理系統符合國際標準的要求，並有效的運作和維持，並提供客尸滿意之產品。2.範圍：本公司各部門、各層級管理員、全體員工、外部即客戶供應商的溝通均適之。3.權責：3.1.高層管理每周會議一次——形成制度化。3.2.高層管理之隨時應急會議。3.3.每月生產調度，生產計劃會議生管組召集主持，生產部長參加，相關部門主管、相關職能小組

2、負責人參加。3.4.部門內部基層會議一一班級早會、交接班會，部門全體員工參加。3.5.品管部對客戶的上訪溝通、解決急切投訴問題召開專題會。4.定義：八、、5.作業內容：1.1.鑒別內部溝通渠道，全公司必要建立多種內部溝通渠道，A.各級別各相關部門定期或必要時召開專題會議解決相關問題。B.設立意見箱一一全體員工對公司任何事項均可表達個人意見、建議。C.最直接的溝通辦法，設立公佈欄、發佈通告。D.品質標語之張貼宣傳、廣播宣導及人員教育培訓。1.2.溝通的時機1.2.1.公司最高層管理、總經理、部長根據需要及按董事長令隨時有召

3、集開會之權責，以上下溝通之形式貫徹或瞭解品質系統執行狀況以解決品質問題的相關會議。1.2.2.專責品質管理系統的管理代表主持召開相關部門、組別的橫向溝通會議，專責解決品質問題，客戶投訴的相關事宜的會議，並以［聯絡單］方式處理，處理結果必須送交高層管理代表。©日廣電子廠文件編號版本頁次文件名稱內外溝通管理程序HK-QP-004A版2次Page2of31.1.資訊的反饋公司最高層管理代表（總經理、常務）有權責召開最基層代表參加的專門會議,最直接的聽取最基層之聲音和要求，收集相關資料作為決策內容之參考或相關品質政策、措施落實後

4、聽取反饋資訊。1.2.資訊處理要確立資訊收集、研究分析、採納和鑒別，對關於品質管理系統流程及執行成效好壞進行檢討，重視資訊的整理、處理、反饋執行，建立資訊處理的相關制度——生管組、出貨、品管部、幵發部協作進行，定期或不定期會議。5.5.溝通內容5.5.1.積極尋求強化人員的能力、知識及經驗的機會，進行堅持對員工不斷教育、培訓的制度，灌輸要求員工接受自我責任解決問題的辦法。5.6.5.7.5.5.2.5.5.3.對外溝通5.6.1.5.6.2.5.6.3.記錄保存O積極尋求不斷改善的機會，樹立團隊及群體屮慷慨分享知識和經驗

5、的思想。將客戶的要求和期望明確的宣達到最基層員工處，同時也積極將公司的優勢展現于客戶知道。出貨部門主動掌握客戶的需求，或者客戶要求服務時，由出貨部門向香港公司銷售部反映，營業部跟進承辦。營業部接受客戶投訴，將客戶相關品質投訴文件轉給品管部部，一併夾上客戶投訴回答書，要求有關生產工場、品管員，回答及展現對策，務必做到客戶滿意、問題解決、產品質量有保證及不再重復犯錯。營業部成員會同品管部人員定期前往客戶，徵求客戶對本公司產品服務的狀況的意見，收集客戶滿意度調查分析的資料，若遇到任何投訴時，虛心聽取及時填寫［客戶投訴回答書］依

6、問題解決作業程序規定辦理並回覆給客戶。5.7.1.任何相關內部溝通的會議記錄應給予重視和收集，影印交付相關部門處理外，集中交存放文件管制中心，有專職人員負責保存。（o）日廣電子廠I文件編號版本頁次文件名稱內外溝通管理程序HK-QP-004A版2次Page3of3I相關文件/資料八、、表單記錄7.1.［客戶投訴回答書］HK・QW・021