《秘书实务》重点

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1、秘书称呼：行政助理、协调经理、专业经理、执行秘书、执行助理管理秘书实务的基本内容公关事务管理、沟通管理、文档管理、办公室管理、会议管理、信息管理秘书职业道德忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道；遵纪守法，廉洁奉公；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。△管理秘书实务的四服务为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员服务服饰选择基本原则TPO原则，T表示时间，P表示地点，O表示目的。TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼

2、顾时间。地点和目的，三者必须协调一致。宴请请柬一般在一周前发出接待计划的主要内容确定接待规格（高规格、对等规格、低规格、破格规格）；沟通三要素要有明确的目标；达成共同的协议；沟通信息，思想和情感完整的沟通过程包括信息发送、接收、反馈沟通的过程是一个完整的双向沟通的过程：发送者要把他想表达的信息、思想和情感，通过语言发送给接收者。当接收者接到信息、思想和情感以后，会提出一些问题给对方一个反馈，这就形成一个完整的双向沟通的过程。横向沟通中可能会遭遇的障碍部门本位主义和员工短视现象；“一叶障目”，对公司组织结构的偏见；性格冲突；猜疑、威胁和恐惧。横向沟通的策略选择针对性

3、的沟通形式；树立“内部客户”的理念；耐心倾听而不是叙述；换位思考。秘书与同事相处应遵循的原则平等原则；真诚原则；宽容原则；知人知言原则；人际互动原则纵向沟通可能遇到的障碍接收者沟通技能上的障碍；沟通各方心理活动引起的障碍；不善聆听；草率判断；语义表达和理解方面的歧义。纵向沟通的策略下行策略：制定沟通计划。减少沟通环节，提高沟通效率。提倡简约的沟通。运用反馈，鼓励接收者对信息进行评价。多介质组合。上行策略：建立信任。适时走访管理。维护管理层的内部一致性。秘书职业“三服务”宗旨为领导服务、为机关服务、为人民群众服务电话沟通原则简明、礼貌、机智、声音清楚、说话慢些、显出

4、积极的个性打电话程序打电话前的准备—正确拨号—介绍自己—清楚陈述—道别挂机接听电话的程序及时应答、记录并复述电话内容、结束电话并及时送达留言（贯彻谁打出电话谁先挂断）△接电话的注意事项接电话的语调：声音和谐有序、态度和蔼可亲、言辞得体准确排除干扰：避免在打电话时和旁人交谈、注意不要让房间的背景声音干扰电话交谈等邮件管理传真信件要进行复印后再做处理会议方案的制定①安排会议主题或议题②确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围或人员名单③拟定会议的时间与会期△④拟定会议的议程与日程安排△会议议程是会议的概略安排，通过会议日程显示出来⑤会议经费项目预算⑥其他事项选择与布

5、置会场选择大小适中的会场；选择远近适当的会场；选择环境适合的会场；选择设备齐全、适用的会场；选择有停车场的会议地点布置会场：而字形会场、礼堂型会场、全围式会场、半围式会场、分散式会场会场格局常见会场形式适用会议优点相对式大小方形、半圆形大中型的报告会议、总结表彰会、代表大会等会场场面开阔、较有气势、会场气氛严肃、庄重全围式圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形小型会议及座谈会、协调会等容易形成融洽和合作的气氛，体现平等和互相尊重的精神，便于与会代表充分交流思想、沟通感情半围式马蹄形、T字形中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议介于相对式与全围式

6、之间，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛分散式方桌形、V字形、圆桌形规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等一定程度上突出了领导和嘉宾的地位，又给与会代表提供了多个谈话、交流的中心，会议气氛更加轻松、和谐△信息管理收集—整理—传递—存储—反馈—利用信息收集的方法：观察法、问卷法、阅读法、询访法、网络法、交换法、购置法信息收集的一般程序：制定收集方针、确定收集内容、实施收集工作、反馈用户信息信息的整理：分类、筛选、校核、综合、编写档案装订整理归档文件(归档文件以“件”为单位)修整归档文件：修裱破损文件、复制字迹模糊或易褪色的文件、超大纸张要折叠装订归档文件：线装式（

7、最佳选择）、变形材料（对材质要求较高）、粘接式（一般用胶水）