公文管理暂行办法

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1、XX有限公司公文管理暂行办法1目的为规范公司公文的管理，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本制度暂行办法。2定义是指公司内部以及和其它组织Z间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。3公文的种类公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式具体见附件。4总则序号类别包含适用范围1红头文件决定、章程、制度、规定主要用于卬发公司制度、规定，重要工作计划、部门机构和人事变动等公司或公司一级部门的重要文件。公司二级及以下部门不得印发红头文件。（注：一级部门：公司领导层、总经办；二级部门：资产经营部、资产管

2、理部、法律合规部、综合管理部、计划财务部）2内部通告公告、通知、通报、请示（申请）主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。3会议纪要会议纪耍（公司内、外部会议）主要用丁记录公司或部门经营与：®要工作会议主要内容与决议的文本。4工作报告工作月报、年度工作报告主要用于下级向上级定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。5公文密级公司公文的密级分为“普通”“机密”“绝密”三级，具体密级和保密期限曲拟办部门根据公司冇关规定提出。6公文处理程序公文的处理程序一般分为公文草拟、公文签发、公文分送发布、公文反

3、馈与跟踪、公文清理、存档、销毁等五个阶段。6.1公文草拟公文草拟者需结合公司实际需求來制定拟写公文。6.2公文签发6.2.1签发权限：以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文应由公司总经理进行签署；6.2.2各部门公文经法律合规部审核发现在格式或内容上存在较大错谋的，退回原部门重新拟文；6.2.3签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖木公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。6.3公文分送发布6.3.1公司主耍采用递送、传真、邮寄、电了邮件等公文分送方式。一般情况卜,分送公文应采取签收方式（对公司机密、

4、上级公文、人事资料等重要文件还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作；6.3.2相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。6.4公文反馈与跟踪公文在发送后，综合管理部接到公司领导批示后的公文，应尽快将批示内容反馈给拟办部门（同吋保存好批示件）。6.5公文清理、存档和销毁以公司名义发放文件由综合管理部登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电了版木和盖有卬章的纸质版。没有归档和存查价值的公文，经过综合管

5、理部主管副总批准后，可以定期销毁。7公文格式和行文规则7.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mmX297mm,裁边误差为±3mm。7.2公文页边距和版式公文用纸页边距上下为：25.4cm±lmm,左右为：31.7mm±lmm；页眉距边界1・5厘米，页脚距边界1.75厘米。7.3公文中图文的颜色未作特殊说明公文屮图文的颜色均为黑色。7.4装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封而与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码Z间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书

6、芯上下各圳处，允许误差土4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm,四角成90°,无毛茬或缺损。7.5发文字号7.5.1发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标识卜•空2行或1行,居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字；7.5.2公司对常用公文发文字号统一规定如下：决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以及对外发送的文件一律用京华创UXX号；请示、函等上

7、行文以及平行文一律用京华创函Uxx号，会议纪要一律用京华创纪（）xx号；7.5.3发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的反线。7.6主体要求7.6.1公文标题反线卜•空1行，用方止小标宋体字体，适当调整合适的大小，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。7.6.2主送部门标题下空1行，左侧顶格，冋行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。7.6.3公文正文主送部门名称下一行，每自然段首行缩进2字，冋行顶格。数字、年份不能冋行。数字、字母统一用TimesNewRoman字体。7.6.4附件说明如有附

8、件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如冇多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行吋，应当与上一行附件名称的首字对齐。7.6.5公文生效标识单一机关制发的公文在