颍州区标准化学校建设学校应准备的档案资料

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1、关于加强义务教育均衡发展学校档案资料建设与管理的通知（颍教办字（2016）26号）各乡镇中心学校、县直义务教育学校：为加强义务教育均衡发展工作学校档案建设与管理，使档案管理工作进一步规范化、制度化，经县教育系统义务教育均衡发展领导小组研究同意，现对义务教育学校档案建设工作提出以下基本要求：一、加强领导，落实责任。县教育局义务教育均衡办及相关股室负责全县义务教育均衡发展档案建设工作的领导和全面指导。各学校要成立由校长负责的义务教育均衡发展档案工作领导小组，加强对本单位义务教育均衡发展档案工作的领导和管理，并及时确定综合档案人员和各项档案负责人员，落实相

2、应责任。国家、省、市检查验收时，各档案资料管理人员应严阵以待，坚守岗位，负责档案资料的解释工作。各乡镇（学校）包保责任人负责本片区学校义务教育均衡发展档案建设的具体检查和指导。二、明确要求，规范整理。总体要求：规范、准确、真实、齐全，做到装订成册，分类归档，统计口径，数据一致,各种资料与表册一致，表册证件与客观实际一致。1、标签与目录。档案盒封面要求统一贴上或打上'‘义务教育均衡发展档案”标签，横标下有分卷标签，标签统一使用黑体字电脑打印，分卷标签用小一号黑体字，分卷需用几盒的，在分卷标签上注明分卷顺序，档案盒侧面有同样字体的竖标签。学校均衡发展档案

3、都要有总目录，各分卷都要有分卷目录与卷内文件目录，装订顺序按各分卷内容先后装订。2、建档基本方法。学校应设置A、B、C三级指标档案,以A级指标分类，以B级指标排序，以C级指标装袋成盒。3、归档要求（1）C级指标原则上以件为单位，一件一夹，决不能用线装订。（2）建立专项的《某某学校义务教育均衡发展档案索引》，每个档案盒的盒面要标注清楚，每盒内的《卷内目录》的顺序与件数要一致。（3）所有文件不能用铅笔或圆珠笔填写。4、建档过程（1）备盒。按C级指标，每个C级指标至少一个盒子,做到C级指标不漏盒，有的C级包含内容较多，按顺序排列,装入多个档案盒。（2）制作

4、标签。档案盒的盒脊和正面要分别贴上竖签和横签，竖签和横签要有统一性。竖签体现学校校名、案卷类别序号、目录名称、档案主题，档案编号五个要素。如实验小学的竖签首先有“实验小学义务教育均衡发展档案”几个竖排文字，下面以B级指标确定序号，以C级指标确定条款名称如：Al-Bl-C5oC级指标有多盒的还要排上盒号。竖签里体现校名主要是为了规范管理，并在群体档案检查中留下深刻的印象；体现目录等级是为了便于建档、续档和查阅，避免造成检查验收人员找不到（甚至建档人员也找不到）的现象；体现档案编号主要是为了整理档案、查阅档案、摆放档案方便，可以直接按类别序号顺序排列，使

5、档案整理工作更简单快捷，查阅更为方便。横签是竖签的另一种排版方式，另外添加A级指标分类目录。(3)整理档案。档案按照C级指标整理，以件成袋(C级指标中还可以再分小类，总之是条理越清楚越好)。完全一样的档案并不是装得越多越好，如“学生体质健康表”每一个学生就有一份，如果全装进去，就太累赘，可以装入汇总数据和选取几份作为样本装入，其余的作为专项资料保管；另外如果一份档案过于单薄，会显得缺乏支撑，应将同一活动从文件、计划、方案、记录、小结、简讯、照片及原始资料一起装档案袋，至少放在一盒中，显得系统完整，便于查阅，便于装订。C级指标整理入夹后并不着急装盒，按

6、照C级细则将夹子按一定的顺序排列好，贴上标签，夹标签要设置统一格式贴在封面子的右上角，标签既要体现指标体系，又要反应夹中内容，如A3-B8-C16o一盒中的档案夹要按从上到下的顺序，标出序号，便于制作目录和以后装盒。然后将贴有标签的盒子与档案一一对应，针对考核细则逐项检查核对，查漏补缺，然后装盒。(4)制作目录。在全部档案装盒完成后，打印每盒内的《档案目录》，一个档案盒设置一份档案目录，目录的顺序号按档案夹的序号排，内容要照应夹上的标签，目录中的文号、责任者、日期都要填写完整。对于多项检查内容都会涉及到的公用档案，尤其是原始资料类的，要复印多份并盖章

7、。(5)制作封面。封面要统一、美观，能体现档案主要内容和建档单位，一般字体不超过两种，以黑体、宋体为主。多盒C级指标除案卷号和盒号不一样外，所设文字、归档号、目录号应完全一样，件数不写，便于续档。（6）制作索引。索引要纲目并举，条理清晰，类别、序号、条款目录准确一致即可。三、统筹安排，分步实施第一阶段，2016年8月底前1、各学校完成2015—2016学年度已有资料的收集整理。2、各学校成立义务教育均衡发展档案工作领导小组，落实综合档案人员和各项档案人员，并将名单报县教育局义务教育均衡发展办公室备案。3、县教育局均衡办和相关职能股室分期培训全县各类档

8、案人员。4、各学校收集整理2014—2015学年度已有的档案资料。5、县教育局组织均衡办或相关股室人员检查、