色标在病案归档管理中应用

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1、色标在病案归档管理中应用【摘要】利用不同颜色的色标粘贴于病案的封皮边缘，可以迅速的识别出病案的病案号码，减少和防止了病案归档中排列错位的情况。使用10种颜色来区分不同的数字，可使错位的范围减少到10以下，即便出现错位也容易查找。该方法可以提高病案入库的准确率，提升病案管理的效率，质量和水平。【关键词】色标；病案号；归档病案是记录病人的入院与诊治过程、病情的发展、变化、转归过程的再现，是医疗统计数据分析的原始资料，作为处理医患纠纷的重要凭证［1］。随着医疗体制的改革与完善，病案和病案管理的社会服务功能逐渐受到人们的重视，且病案的法律责任也逐渐增大。其中病案归档是病案管理

2、中最重要的基础内容，医院的基础医疗质量与管理水平、临床医师医疗业务水平与素质高低可通过病案是否及时归档体现出来。因此，加强病案管理是抓好医院管理中一项值得高度重视的部分。进入21世纪，病案作为医院信息的重要载体。良好的病案纪录，不仅能够真实地反映医院的医疗水平和服务质量，而且是评价医疗质量。医院管理水平的可靠性依据。实现医院管理计算机网络化、信息化已经成为建设现代化医院必不可少的基本条件，色标的应用就是其中有用的手段之一。病案管理主要分为登记装订、计算机录入及上架归档。其中病案上架归档是十分需要重视的一个环节，为减少上架时排列错误，可将色标应用于病案归档。该方法主要是

3、指用10种不同颜色来区分病案的病案序号，并粘贴于病案的封皮边缘，该方法可以有效的控制病案归档的错误率，可提升病案归档工作的效率和质量。1、应用的原因根据卫生部颁发的《医疗机构病案管理规定》和《医疗卫生档案管理暂行办法》工作规范细则，归档是病案管理工作的重要工作之一。［2］病案详细记录了患者的治疗经过,对临床医疗、教学、科研和司法鉴定等工作提供了宝贵资料和重要的依据。建立起一套科学的病案入库归档方法，杜绝病案错位归档，是保证病案得以充分利用的首要条件。病案号作为在架索引编号增加了错位归档的风险。通过对错位归档病案的分析，其原因主要有：（1）病案号的分配上采用一人一号制，

4、患者第一次到住院时由入院处分发，以后住院一致用该号码，病案号在治疗过程中会被不断转抄，增加了病案号书写错误的风险。（2）临床医师字迹潦草导致病案工作人员误写病案号，这也会造成病案错位归档。（3）入院患者有一些为再入院，即使同一天新入院患者，住院时间不一，因此病案回收到病案室时病案号是无序的，为此病案管理人员需根据库房中病案号的顺序寻找归档位置。病案号的在时间跨度上，如此高密度、频繁查找工作，也易导致病案归档错位。错误归档的病案将成为死档，在医疗纠纷中，医院处于十分不利的境地。2、应用的方法病案，是医务人员记录医疗实践的原始资料，是最具有价值的信息资源，因此需要精心的管

5、理。其中最重要的一个环节就是病案的归档，病案归档就是将病案按照一定的顺序进行系统排列并上架。但随着近年来病案的不断增加使病案库严重饱和，很难控制病案归档的准确性，致使归档错误的病案无法快速查找，造成病案的假性丢失，为病案的复印、借阅等应用带来了很大的不便。为了避免病案归档的错误，可使用色标标识的方法来辅助病案归档。首先将数字0-9用10个不同的颜色区分，定义为黑、红、橙、黄、绿、青、蓝、紫、灰、棕。并做成这10种颜色的色标。然后用颜色表述出病案的病案号码，并将这些颜色的色标，以至下而上的顺序在病案封面的边缘粘贴。如：162734的色标顺序应为：红-蓝-橙-紫-黄-绿。

6、那么病案边缘的粘贴方法应如图1,而病案号为162735的色标顺序则为:红-蓝-橙-紫-黄-青o病案边缘的粘贴方法为图2。3、应用的优点病案归档就是将病案按一定的顺序进行系统性排列，以便能快速、容易地查阅和检索。病案归档是病案管理工作中非常关键和重要的组成部分。病案归档是否及时准确直接影响病案信息的再利用。采用色标编码归档是目前公认的减少错误和易于发现纠正错误的有效方法，降低归档差错率、提高目标病案的定位速度、缩短纠错周期和提高工作效率。3.1引入色标辅助病案归档，减少了病案的上架错误，也节省了病案的查找时间。颜色清晰的色标可以一目了然的"读出”病案号码。当病案错位时，

7、色标的颜色会有明显的差异，能更加及时的提醒我们发现错误并纠正错误，既避免了错误的发生，又大大提高了工作效率。3.2色标颜色清晰，醒目，便于记忆，相邻的两本的色标只有最顶端的颜色不同，所以误差仅在个位的数字上，即便产生了错误，错误的范围也在10本以内，使查找病案更加快捷。3.3由于按序号进行排列上架，多次住院的患者的全部病案都在同一位置，所以当颜色有明显差异时，能迅速看到并纠正上架的错误。同时也为各科室病案借阅提供了很大的便捷，也使病案上架时更简单明了。4、结论此方法对比现有的色标标识方法，实现了使用色标颜色和标识最少，并能够将误差缩小到10以内，即相