根因分析法在病案归档管理中的重要意义

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1、根因分析法在病案归档管理中的重要意义南京市浦口区中心医院江苏省南京市211800【摘要】目的：分析病案归档管理中存在的问题，利用根因分析法进行解决，总结在病案归档管理中应用根因分析法的重要意义。方法：在全院范围中，通过调查问卷的方式对临床客观因素引起病案归档超期问题进行分析，利用根因分析法找到其中存在的问题，并采取相应的措施解决。结果：追踪干预效果，结果表明在第二年病案同期回收量增加的前提下，病案三H归档率明显提升。结论：在病案归档管理中应用根因分析法可使管理思路得到改变，利于深入发掘病案归档管理中存在的问题，

2、从而制定出更加合理、科学的管理措施，提升管理效率和质量。【关键词】根因分析法；病案归档；管理病案属于医院中的重要资料，不仅可以对医院整体医疗水平进行衡量，其管理工作的水平和效率也是医院管理以及医护质量的综合反映［1］。病案回收工作是管理中的首要环节，与病案编码、病案整理、病案归档、质量监控息息相关,同时影响着国家相关统计数据的上报是否及时，另外也关系着理赔医保费用、病历资料复印等［2］。根因分析法属于质量管理模式之一，同时也是回溯性失误分析工具，主要是对不良事件给予系统性、团体性以及回顾性分析，找到流程中存在的

3、缺点、系统中存在的风险，并釆取针对性的措施进行修改和完善［3］。病案归档超期问题在医院管理过程中始终无法彻底解决，通过根因分析法对其中存在的问题进行综合分析，使得我院在第二年病案同期回收量增加的前提下，病案三日归档率明显提升，具体报道如下文。1资料与方法1.1一般资料以问卷调查的形式，对我院临床中15个病K139份病案归档超期问题的相关原因进行调查。1.2方法通过根因分析法对问卷调查的结果进行分类并统计，从中找出导致病案归档超期的主要因素。①确立问题。将现阶段病案归档管理工作中的超期问题作为难点，确定问卷调查的

4、主要B的，病案回收质量控制所有工作人员作为根因分析小组成员，对其进行专业化培训。②调查问卷的设计和发放。掌握病案归档超期问题严重的病区，与该区内医护人员进行沟通和交流，收集影响因素，将结果分类汇总之后，制定调查问卷，再发放至全院各个病区中，总发放139份，冋收132份，冋收率为95.0%。③查找关键问题。按照各个科室确定因素次数，找到关键问题，其中，15个科室确定病案归档超期的原因为病理报告单归档延迟，所占比例为73.5%。通过实际工作与头脑风暴法相结合，对以下四种超期原因进行分析：第一，检查报告单以及病理报告

5、单的归档延迟是临床各个科室无法控制的因素，应冇医疗行政部门进行协调和监管，究其根本为医院管理系统中存在疏漏。第二，进修医生无法熟练掌握病案书写的规范，使得病案本身存在缺陷，在病案的反复修改过程中造成归档不及吋；患者因病情变化专科次数较多，转出病案不全面；医师因休假等事宜，未能正常上班，病案书写交班工作不到位。第三，部分科室中患者病情严重，需要长期住院治疗，较为复杂的病情变化，使得病历书写工作无法按吋完成；死亡病例研究延迟，使得病案归档不及吋。上述问题的主要原因在于科室未落实管理制度、上级医师的把关和指导作用未体

6、现、交接班以及岗前培训等制度落实不到位，均属于科室管理问题。第四，计算系操作冇误造成病案缺陷，这与信息科系统的不完善、不及吋以及操作系统等问题相关，另外，部分科室电脑设备少，不能实现电子病历，属于硬件环境问题。2改进措施①建立并完善协调机制。对于检验报告以及病理报告归档延迟造成的病案未及吋归档问题，可以通过疑难问题负责制的形式，形成等级制度，对于出现病历超期问题，每周发送两次催要通知，并重点监控延期问题引起因素，由病案负责人对各组组长电话进行冋收和整理，通知科室负责人，要求尽快查明超期原因,逐-协调解决并落实，

7、另外要求科室限期归档。针对因计算机引起的病案员或临床反馈不及吋，组长可直接下到科室或以电话的方式联系科室负责人，掌握错误具体情况，并联系程序负责人对计算机问题进行处理，使程序得到完善。②促进电子病理报告具备法律效力。据相关调查指出，病理报告归档延迟多出现在派送纸质报告方面。对电子病理报告相关的奋效电子签名案例进行收集，促进我院病理报告电子化发展，在医院HIS系统将病理报告提交给医师工作站，在工作站中可将带有法律效力的纸质报告打印出来，使病理报告归档不及吋的问题得到解决。③完善培训机制。对全院新下到科室中的见习生

8、、实习生、进修生以及轮转生进行培训，由病案质量监督检查人员进行，就病案管理和病历书写等相关内容和要求进行讲解。另外，集中培训书写规范掌握不熟练以及存在较多书写问题的科室新生。同时，科室负责人重点培训本科室中的突出问题，督促小组或个人进行整改。3结果在全院范围中，通过调查问卷的方式对临床客观因素引起病案归档超期问题进行分析，利用根因分析法找到其中存在的问题，并采取相应的措施解决。追踪干预