“一朵云”带来的财务报销革命

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“一朵云”带来的财务报销革命［导读］使用云报销系统，可以帮助实现费用的事前管理、事中控制、事后分析,完善企业费用管理制度，规范费用报销流程，有效解决了凶缺乏有效的监管机制、费用失控等现象引起的过程长和效率低等问题。远在南美的一只蝴蝶在风和日丽的天气卜•微微抖动了一卜•翅膀，这个不起眼的动作却引发了远在数千公里Z外的地球另外一端飓风的毁灭性打击，这就是着名的“蝴蝶效应”・如今，这只“蝴蝶”化身为信息技术领域的一项新技术一云计算，它成为继个人计算机、互联网之后的第三次信息技术浪潮，引发起i场全球领域的颠覆性变革，其效果无异于一次飓风海啸带來的冲击。“事实上，云计算在会计领域有着不容忽略的应用价值，云报销就是其中值得关注的热点应用么一。”一位研究财务信息化多年的专家一语道出云报销的实质，即基于云端和移动应用的费用管理方式。日前，一款可以随吋随地处理费用报销、费用控制以及查询功能的费用管理系统由北京元年软件公司发布。那么，元年云报销对业务、财务、审计、管理者各口带來了哪些变化？业务人员报销更便捷以前，业务人员的报销流程都是填纸质的报销单据，一旦填写失误，乂要重新填写，既耽误吋间，又带来了诸多麻烦。元年云报销系统基TWeb2.0技术架构，具备规范完善的外部数据接口，可与网银系统、凭证系统、ERP业务系统、0A平台系统、人力资源系统、客户关系管理系统等业务系统和移动终端进行对接。如今，业务人员可以在线填制报销单，填写完表单后，可按“提交云报销”按钮提交单-据进入流程。系统自动根据流程定义判定木单据相关流程环节和责任人。另外，业务人员述可以通过智能手机拍下发票或者收据，并把图片上传到云平台，添加到费用报销单据屮。“即便我不小心把报销的单据丢失了，云平台中也保存着电了版，能够记录所有必需的报销凭证。”某业务人员表达了自己的看法。据元年软件高级副总裁李彤介绍，元年云报销兼具查询功能，业务人员可以对已经发生及止在发生的报销项目进行杳询，通过“我的单据”功能，查询口己填写的单据当前的流程状态。从整个流程的效率上，云报销要比以前的报销时间有所缩短，这样业务人员才会感觉到云报销系统对口己有价值。 财务人员工作更具价值以前，财务人员要手工填制费用报销凭证，工作量大而且易出错。很多财务人员抱怨，他们大量的时间都耽误在费用审批、做账等琐碎的事情上了，也没冇时间去做数据分析、数据挖掘等更有价值的事情。在云报销系统下，系统会自动根据单据的审批，将其分为审批类和财务类。财务相关岗位的人员可在流程中对单据进行财务审核、付款、记账等各种财务操作。而且，处理方式也可分为系统内审批和邮件审批，财务人员可登陆云平台进行流程的审批或可通过邮件对单据进行审批。“这样一来，我们有更多时间放在了对业务的了解和费用合理性的审核，以及各部门实时的费用使用提醒。分析数据、从数据中发现问题，然后与业务部门沟通，这对财务人员來说，工作重点发生了转变，工作更有价值和意义。”某财务人员如是说。审核人员统计更高效“以前费用报销审批时间、审批权限的审计，得需耍一个个看单据去核实和统计，现在只需要把电子审批记录调岀来，哪个节点用的审批时间长，是否超出了正常审批时间，是否超出了审批权限，这些都一目了然。”某审计人员说。管理者管控更得当对于管理者而言，云报销平台带來的好处更是显而易见。一是随时随地处理费用报销。基于移动应用的云报销系统方便管理者任何时间任何地点都可以处理费用报销。“一部智能手机，或者一台平板电脑，这些移动终端设备可以让我直接进行审批操作，既方便又便捷。”某中小企业的老板说。二是实现有效的费用管控。在云报销系统下，每一笔费用开支，都会经过企业设置的报销规则进行检杳，将违反政策的费用给出警告。不符合耍求的费用，审批责任人可以对审批单据做通过、退回、加签操作，从而帮助企业强化报销政策，降低违规率，确保每一笔开支都负责企业政策要求。“使用云报销系统，可以帮助我们实现费用的事前管理、事屮控制、事后分析，完善企业费用管理制度，规范费用报销流程，冇效解决了因缺乏冇效的监管机制、费用失控等现彖引起的过程长和效率低等问题。”该企业的管理者表示,云报销有助于提升小企业的管控能力，实现高效管理。另外，令业界普遍担心的安全问题，在云报销系统里也能得到很好的解决。“云平台集成了包括网络加密技术、服务器认证技术、软件登录认证技术等多种安全认证技术，从外部身份认证，内部权限管理多个方面为用户提供严密和 先进的安全防护措施，保证企业数据安全。”李彤介绍说。归根结底，云报销带来了规范、便捷、高效，令企业竞争力“如虎添翼”・云报销时代來了，你还等什么？和讯作者：马靖吴