电大期末考试备考题库2180专科办公室管理

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1、《办公室管理》期末复习资料三.简答题1.文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：（1）拟稿。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审査和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。⑷编号。已经签发的文件,山文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誉清、复印或排版印制。（6）校对，指将文件的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。⑺用印，是指在完成的文件上加盖机关印早。（8）登记。（9）分发。指对准备发出的文件:进行分装和发送。2.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点

2、时要注意什么?答：（1）要获得上司的许可；⑵如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等；⑷约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表」：。还应准备约会所需要的文件资料。⑸星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；⑹对方的休息日、节假日或冇特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（?）公司有重大活动的那一夭不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。3.來信受访的范困包括哪些?

3、受理与处理的程序和基本要求是什么？答：（1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转來的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。仃分）（2）及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮微和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的來信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。（2分）（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的匝点，或在信纸的空口处注明“参阅某卷宗’‘或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。（2分）（4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发

4、日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的悄况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。（1分）（5）认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。（2分）（6）及时复信。复信是取信于职工群众的冇效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采収收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。（2分）4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，冇什么要求？答：（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示丄作Z时，但冇时也要在尚未完成Z时先作期中报告。冇时因上司太忙，不妨预先约好时间。（2分）（2）不耍弄错报告对象及

5、顺序。要玄接向指示工作的人（上司）报告；（2分）（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由冇三个，一是……。”（2分）（4）-*定要简短、扼要、流畅；（1分）（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检杳是否冇遗漏；（2分）（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出來。（1分）5.什么是受意?受意冇儿种？办公室人员应怎样运用受意方法？（1）受意是文员接受利领会上司意图。（3分）（2）-种是直接受意，另一种是间接受意。（3分）（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝

6、酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止，但不要打断谈话。如冇不同意见，可以公开提出，但要言Z冇理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。（9分）6.公文的完全格式包括哪儿项?请写出这些项目。⑴版头、发文字号、印刷顺序号。（3分）（2）密级、紧急程度。（1分）（3）签发人姓名。（1分）（4）公文标题。（1分）（5）主送机关.（1分）（6）正文、附件。（2分）⑺发文机关、成文口期、机关印章。（3分）⑻注释、阅读（发送）范围。（1分）（9）主题词

7、。（1分）（10）抄送单位、印发说明.（1分）7.单位印章主婆冇哪些？印章的刻制和使用冇哪些规定？（1）单位印章、套印章；（2分）（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（2分）（3）刻制公章冇两种情况:一种是由上级主管机关刻制颁发；（2分）（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（2分）（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（2分）（6）加盖公章，是哪-•级的公章，须经哪一级的负责人批准,并审核签名；（1分）（7）将盖用文