电子档案应用中存在若干问题

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1、电子档案应用中存在若干问题［摘要］电子档案以其载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子档案与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。但是电子档案由于介质的特殊性，会存在有针对性的问题，为了更好地实现电子档案的作用，本文针对电子档案存在的一些普遍性问题进行分析研究，并提出了一些解决方法，以供参考。［关健词］电子档案；问题一、电子文件长久保存和长期可用问题目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子

2、文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为

3、数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法等。为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家"数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统

4、化保存、保管方式。如美国国家档案与文件署(NARA)于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和实验。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束,保障电子文件的可靠性，如《CAD电子

5、文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-2T999)、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。二、多种类型数字化信息的档案化问题（一）与传统文件运转流程无关长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化和系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社

6、会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。（二）非文本型数据在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变化之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不能进行档案

7、化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。（三）网页类型文件互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于自己机构的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005

8、年底，我国政府域名（GOV.CN）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%,其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%.（下转第44页）（上接第42页）90.3%、94.9和77.7%。但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。三、双轨制与双套制的问题随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文