高职学校档案管理中电子档案应用.doc

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1、高职学校档案管理中电子档案应用［摘要］随着科学技术的进步，网络信息化渐趋成熟，电子档案在高职学校的应用也更加普遍。在信息管理方面电子档案凭借便捷、高效的优势，帮助高职院校实现了全面化、规范化管理。本文从高职学校档案管理中电子档案的应用现状出发，对电子档案的应用管理进行探讨研究。［关键词］高职学校；电子档案管理；应用管理进入21世纪以来，我国全面进入信息化时代，作为一种新型的管理工具，电子档案以其独特的优势广泛应用于日常管理和办公，在企业、学校等领域中应用普遍。与传统纸质档案管理模式相比，电子档案更易于保存和查阅，不仅节约了档案管理成本，而且极大地提高了工

2、作效率。对于高职院校来说，选择电子档案对广大学生的信息进行管理，不仅便于档案管理人员进行学籍的整理、奖学金的评定等日常工作，减轻了工作人员的工作压力，而且大大节省了档案录入、阅读、查找的时间，在需要时能够快速完成档案查询工作，确保整个学校的运行井然有序。因此，在高职学校实施电子档案管理十分必要。1高职院校档案管理中电子档案的应用优势1.1提高效率，资源配置合理化5与传统纸质档案相比，电子档案具有方便、快捷、高效的优势。对于高职学校来说，校内学生多达数万名，同时还包括众多教师及职工，如果采用纸质档案的管理方法，不仅占据较大的空间进行档案安放和储存，耗费大量

3、的人力完成档案整理工作，而且易出现查找不方便和档案丢失的情况。电子档案则完全解决了这一弊端，充分保证了学生及教职工档案的完整性并且更利于保存，当有查找档案的需要时，可以使用电子设备快速进行查找，从而有效提升了办公效率。同时，与传统纸质档案不同，电子档案充分借助了网络的力量，在电脑上即可查询，不受时间和地点的限制，有效节约了时间和空间，具有很大的灵活性，而且仅需要部分工作人员即可完成管理工作，不需要动用大量的人力进行重复的信息录入和枯燥的查阅工作，避免出现消极懈怠的工作情绪从而影响工作效率。一方面，采用电子档案管理减少了这方面的人员投入，使得人才资源重新分

4、配，各型人才在高职院校其他部门发挥自身作用，使高职学校的资源配置趋于合理，避免出现岗位分布不均的情况。另一方面，有利于高职学校各部门获得均衡发展，共同推进整体进步。1.2降低强度，院校管理高效化采用电子档案的管理模式，对高职院校的学生和职工的信息进行统一整理，能够实现资源共享，学生与学生之间可以进行直观地对比，教职工之间的工作效绩也可通过电子档案呈现出来，在加强学校人才管理的同时，极大地促进学校的长远发展。例如，在对学生进行评优时，就可以通过电子档案搜索学生的平时成绩、课堂表现等，通过各个方面进行评定。电子档案不仅包含个人信息等内容，还以图片、音频、视频

5、等形式，便于对学生的个人情况进行详细评估。档案管理人员还可以进行排列比较，从而选择合适的人选。电子档案的内容客观真实，检索迅速准确，充分保证了评优的公平公正，并且在极短的时间内就可完成，为学校开展评优工作提供了极大的便利。同时，学生及教职工的档案均是按照一定规则进行整理，档案文本一体化，在查找过程中减轻了工作人员的负担，降低工作强度，节省大量时间，档案管理人员轻松就能完成工作，避免产生疲惫心态，有效地保证了工作的准确性，有利于多项工作正常开展，丰富了校园活动，有利于进行校园管理，对提升学校的综合实力大有裨益。1.3减少风险，档案传递快速化5电子档案具有安

6、全、低廉、快速等特点，主要体现在以下几个方面。第一，电子档案通过电脑录入的方式，极大地缩短了录入时间，减少了录入过程所花费的人力和财力。在高职学校中，数万名学生的档案信息和千名职工信息的归纳整理就是一项庞大的工作，采取电子档案管理模式则能够快速地完成整理工作，有效地提高了档案管理效率，为高职院校其他工作开展奠定了坚实的基础。第二，电子档案采取电子信息的方式完善个人信息，最大程度保证了学生信息的安全，有效地降低了信息泄露的风险，避免被有心之人利用，进而产生严重的后果。第三，电子档案没有时间和空间限制，无须大量的纸质资源和特定的空间进行档案储存，极大地削减了

7、高职学校档案管理的开支，有利于高职学校合理利用资金。第四，电子档案管理依赖于电子设备，在稳定的校园网覆盖下即可完成快速的档案传递。通过电子档案，可以将巨大的档案信息储存在一个较小的储存卡里，正常的校园网下信息录入和阅读在几秒内就可以完成。例如，需要对全校学生进行排列名次，在录入成绩几秒后便可以得到结果。同时，在高职学校利用电子档案进行档案传输，既可以将档案快速返还给每一位学生，又节约了档案邮寄所花费的成本，还减少了档案邮寄过程中出现的档案丢失、未准确寄到学生家中等情况。电子档案以其快捷、高效的特点，减少了各种潜在的风险，提高了档案传递速度，充分发挥了巨大

8、的社会价值。2高职学校档案管理中电子档案的应用管理方略2.1加大电子档案在高职学