高职院校档案管理工作中电子档案应用

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1、高职院校档案管理工作中电子档案应用［摘要］高职院校中档案管理工作中必然需要用到电子档案记录，本文用多方面叙述了关于电子档案的在管理工作中的应用。［关键词］档案管理，电子档案一、高职院校电子档案的类型1、用WORD、EXCEL等办公软件制作的电子教案、试题库、文件、邮件、表格等等，这些用文字处理软件生成，用字、数字、符号表达的电子档案。2、学校主页上的新闻、校园风光、视频、招生宣传片等等，这些用影像设备制作的动态画面生成的电子档案。3、高职院校服装设计、机械制造、汽车工程、土木工程等专业学生绘制的CAD文件等等，这些用算法绘制的曲线图、

2、图表形成的电子档案。4、髙职院校举办的各类学术讲座、科研项目报告会、各项重要会议的录音等等，这些用音频设备录入生成的电子档案。5、高职院校学生学籍管理数据库、学校固定资产数据库、教职员工基本情况数据库等等，这些用数据库形式生成的电子档案。二、高职院校电子档案效益分析1、使档案资源的齐全性、时效性得到提高计算机网络技术的应用，为档案信息的收集提供了极大的方便，档案工作人员可以通过网络进行信息的采集与核对。方便、省力，并确保了档案信息的齐全性。由于采用的网络技术，档案管理部门能够及时地通过网络收集到最新的信息，确保了档案信息资源的时效性。

3、2、档案资源的归档速度得到提高电子档案可以正确、高速地检索，可以借助网络传输技术充分实现资源共享，可以产生图文、声像并茂的效果，这些都能够提高档案资源的归档速度。3、实现了文档一体化计算机网络技术的应用，使公文处理和文件归档有机地结合起来，使文档一体化成为现实。实现了文书与档案管理的接口转移数据，实现了计算机网络技术对档案工作的效益和质量的倍增。4、使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来档案管理部门给每份文件编制一个唯一的分类号、档案号以及相对应的文件，在用户利用时只要给出文件分类号或是主题号就可以准确地查找，这样就能够使档案管理人员

4、从高强度的劳动中解脱出来，减轻工作压力、负担。三、高职院校电子档案存在风险分析1、电子档案对设备及软件系统的依赖电子档案是利用二进制代码来编制档案信息的，人工无法识读，必须借助一定的存储介质和相关设备才能制作和阅读。电子档案必须要在软件的环境才能存储和取出，电子档案的制作质量和使用方法、途径、效能取决于软件系统的状况。2、电子档案的安全性较差电子档案必须借助计算机网络技术才能生成、保管和利用，开放的计算机网络对电子档案的真实性和完整有着极大威胁，"黑客"骚扰、病毒侵入及在传输过程中的泄密、窃取等等，这些都直接影响着电子档案的安全性。3

5、、电子档案载体的变化带来的立卷归档问题电子档案由拟稿者直接写在存储介质上，一经形成就上传到办公信息数据中，由档案工作人员、技术人员共享。既可以在计算机网络上，也可以在存储设备上进行移交。所以,电子档案的归档已不能按照传统的归档制度来执行。4、电子档案的保存问题电子档案的载体特殊，多为高科技产品，它对环境的要求比较苛刻，地点的选择必须将温度、湿度、灰尘、强光、有害气体这些因素都要考虑入内，其中一项不合格对整个档案工作带来的损失是无法弥补的。四、正确、高效管理电子档案的对策建议1、重视电子档案的重要作用高职院校各级领导要切实采取措施，加强

6、管理。高职院校档案工作人员要转变观念，提高认识，改变过去重纸质档案轻其它载体档案的观念，不断完善电子档案的归档工作。要加强对电子档案重要性的宣传力度，提高电子档案在各项工作中利用率。2、完善制度、规范流程重视档案管理人员的职业道德和安全操作意识，从学校实际出发，出台、完善相应的管理制度。加强培训，使档案管理人员具有较高的管理技能和职业素质，熟练掌握档案管理工作中的要求与规范，具有娴熟的电子档案应用操作技巧，推动电子档案管理的现代化进程。3、加强档案管理队伍建设高职院校要切实转变观念，走出管理管理队伍建设认识的误区，切实增强紧迫感和危机

7、感，推进档案管理队伍的建设。制订适合学校实际的档案管理队伍规划，配足、配好档案管理人员，使档案管理队伍在职称、学历、年龄、知识等方面更加合理，实现档案管理队伍的专业化、正规化。4、加强电子档案的存储设备、网络的安全性要针对性第加强档案存储设备的安全性，对相关软件应要进行定期检查、更新、维修、升级，对相关的网络服务及设施进行检测、维护和淘汰。配备专职的网络安全监督员，定期对重要文件、软件进行备份、更新，加强身份验证、数字签名、网络防火墙的应用，最大限度地保证电子档案在传输、利用过程中的安全性。电子档案已经实实在在进入到我们的生活和工作中

8、，它在高职院校档案管理应用的作用是不可忽视的。我们要正视当前面临的困难和存在问题，不断地进行总结、分析、创新,把握机遇，增强信心，规范相关操作流程与制度，积极釆取有效措施推进电子档案的利用，提供更好的服务。参考文献：[1