高职院校学籍档案管理初探

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1、高职院校学籍档案管理初探摘要：学籍管理是高职院校教学管理和学生管理的重要内容。对于高职院校树立良好的学风、教风、校风，提高教学质量和办学水平有着重耍的意义。在分析高职院校学籍档案的主耍内容和主耍作用的基础上，本文对高职院校学籍档案管理的现状进行了分析，针对学籍档案管理过程中的诸多问题，提出了学籍档案的管理方法。希望为高职院校学籍档案管理提供参考。关键词：高职院校；学籍档案；管理中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1673-2111(2009)04-053-03作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014学籍档案

2、管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性,提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程屮的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用（-）高职院校学籍档案的主要内容学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的

3、具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：（1）招生计划、新生名册等；（2）在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更（休学、复学、转学、转专业等）的材料；（3）学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；（4）各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；（5）学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；（6）毕业证书和发放登记表：（7）毕业分配单位统计表和签约单位合同；（8）扩展材料一一毕业生跟踪

4、调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。（二）高职院校学籍档案的主要作用学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。（1）对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学牛在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。（2）对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制

5、度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。？学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。（3）对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。二、高职院校学籍档案管理的现状高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许

6、多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：（一）学籍档案自身的问题1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学丿力教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而毎个学员的个人档案又包括新牛录取审批表、登记表、名册（含照片）

7、、学籍变动档案（如转学、休学、复学、转专业等）、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认

8、，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。（二）学籍档案管理问题1、学籍档案整理不规范：主耍存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院