电子档案在高校档案管理中的应用探讨

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1、电子档案在高校档案管理中的应用探讨-高等教育学论文电子档案在高校档案管理中的应用探讨文/江心乾摘要：随着经济的快速发展和社会主义现代化建设步伐的加快，社会对于高素质综合型人才的需求越来越迫切。高校作为为社会输送人才的重要机构，肩负着重要的责任和使命。电子档案系统作为在高校教学管理中非常重要的环节，长期以来得到了社会各界的广泛关注，本文对其进行探讨并提出若干意见，供同行参考。关键词：电子档案高校教学档案管理应用随着全球经济一体化趋势的显著加强，科学技术迅速发展，逐渐渗透到社会的各行各业。对于高校档案管理来说，引入现代化的电子档案管理系统，对其有效进行校

2、园管理，实现现代化的管理模式起到了至关重要的作用。一、电子档案概述1.电子档案的含义电子档案指的是在档案的管理中，利用现代化的计算机磁盘进行资料的存储，改变传统的纸质档案的管理模式，将文字性的资料转化为电子信息进行记录，大大提高了记录的准确性和保存的长久性。2.电子档案的特点电子档案在其应用过程中主要包括有电子图纸、电子报表和电子信息以及电子文件四大部分。由于其应用了现代化的计算机管理模式，具有明显的实时共享性，便于在工作中进行及时的查询。除此之外，电子档案管理系统在数据资料的传输过程中速度也是非常快的，拥有普通的档案传输无法比拟的优势。3.电子档案

3、的使用途径本文通过对现阶段电子档案的实际应用情况进行走访调查，收集了大量的资料，将其使用途径总结为以下三个方面。（1）通信传输。通信传输功能是现代化电子档案管理系统中一个非常显著的功能，即将电子档案在不同的馆际之间进行传输和数据的交换。电子档案的通信传输功能有助于帮助各个机构向相关机构进行档案资料的传送，实现点对点的信息交换。（2）复制功能。电子档案系统的复制功能是其第一使用途径，这一功能能够有效帮助相关部门在日常的工作中及时、准确地进行资料的复制，便于提供最原始、真实的资料，确保了资料的权威性。值得注意的是，在进行资料存储的时候，需要将一般的文件转

4、化成为标准、专业的文档模式进行存储，这样便于使用者通过专业的平台进行查询和复制。（3）直接使用。电子档案与传统纸质档案相比，可以为用户提供更加便捷的查询服务，同时也可以满足多个用户同时查询的需求。二、电子档案在高校档案管理应用中的相关建议本文通过对现阶段高校档案管理中电子档案使用情况的走访调查，将其在应用过程中的相关建议总结为以下几点。1.杜绝操作风险，规范操作流程高校在进行电子档案系统的管理过程中，必须严格规范操作流程，杜绝操作风险。首先，相关单位必须严格要求操作人员进行岗前业务培训，并对其进行在岗职业道德规范的宣传，端正工作人员的工作态度，防止他

5、们在日后的工作中出现问题和漏洞。其次，在对文件进行登记记录的时候，必须严格规范格式，这样可以有效地避免在今后的查询和使用、复制的过程由于文件转换出现文件破坏、丢失等问题。2.为电子档案创建安全的网络环境高校在进行电子档案管理的过程中，必须严格控制网络环境，保证网络环境的安全性。高校应该安排专业人员进行管理，定期对硬件系统和软件系统进行升级，保证信息安全。相关工作人员还应该定期对档案信息进行整合和备份，防止在今后的工作中由于文件丢失给工作带来损失。高校在进行网络安全维护的工作中，可以通过建立身份验证、网络防火墙、病毒预防和数字签名等，对查询和复制档案信

6、息的人员进行身份验证，严格防止有人恶意拷贝文件。3.不断更新电子档案管理技术高校应该组织工作人员运用现代化的多媒体手段进行技术更新，规范使用者的使用权限，保证工作人员职责和权限的统一，严格防止由于工作人员的疏忽或恶意泄露材料，给正常的校园管理造成阻碍。三、小结高校作为培养人才的重要机构承担了很大的社会责任，对人才的管理和培养是其日常工作的重点和难点。在现阶段高校档案的管理中，有很多院校仍然采用传统手段管理档案，不能提供及时准确的档案信息，给日常工作带来了非常大的不便。电子档案管理系统作为现代科技的产物，应用于高校档案管理中是大势所趋，其不仅能够有效地

7、对信息资料进行记录，也能满足及时准确的查询需要。本文对其在高校中的应用进行探讨，并提出若干建议，希望能对未来的档案管理起到一定的促进作用。参考文献：[1]刘洪韬,王淑强,陈红珍.浅析推行研究生电子档案的必要性[J].科技创新导报,2014(4).[2]刘菁.信息化建设下的人社档案管理初探——以镇江市人社局档案管理为例[J].科技传播,2015(20).[3]江雪青.浅析当前无纸化办公环境下的电子档案管理[J].信息系统工程,2015(11).（作者单位：山东理工职业学院）