高校电子档案管理中存在问题及对策

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1、高校电子档案管理中存在问题及对策高校电子档案管理中存在问题及对策摘要：对高校电子档案目前存在的问题及在今后工作中对问题解决的方法进行探讨，对电子档案探索较好的保护措施，并培养一批高素质，具有敬业精神且业务能力强的档案管理人员。关键词：高校电子档案档案管理制度建设信息技术安全管理中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1673-9795(2013)07(a)-0216-01电子档案有别于传统的档案文献,它具有数字化、虚拟化的特点，是承载信息读取的重耍媒介。其载体的范围包括电子计算机、光盘、磁盘、软硬件等，提供电子档案信息存储和应用读取的全部介质。随着信息技

2、术的应用与普及为电子档案管理提供了必备条件，高校电子档案信息资源是调节引导电子档案建设的基础要素。为了推动电子档案建设的发展，有必耍对高校电子档案管理进行完善和强化管理措施。1电子档案管理中存在的主要问题1.1电子档案管理规章制度不健全当前，许多高校电子文件的产生实际上是无序的，对电子文件归档不明确，存贮载体存在不安全隐患。对电子文件的归档程序没有规范化，缺乏行之有效的管理制度。在办公自动化系统设计时，没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把许多有价值的应归档文件分散存放分散管理，没有及时将个人存储的电子文件及时归档，有很多重要的文件被随意的删除覆盖掉。给电子

3、档案工作造成严重损失。1.2档案管理人员专业素质参差不一在档案管理过程中，只有选配素质高业务能力强的档案管理人员,才能提高档案管理水平。高校电子档案管理人员缺乏专业技能，对电子技术、通信技术及网络系统知识掌握一知半解，没有积极更新相关知识，导致电子文件的归档工作出现被动、滞后的局面。1.3电子文件的形成与电子档案归档脱节在高校档案管理工作屮，从电子文件的形成到归档要经历许多部门，许多部门产生电子文件时没有档案人员参与意见，电子文件管理不严，形成文件的部门及人员对电子档案归档意识不强，存在随意删改的现象，有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，导致电子文件管理与

4、电了档案管理出现关系不顺，相互推诿吋有发生。2高校电子档案管理的对策2.1建立建全档案管理工作规章制度领导要高度重视档案管理工作。档案管理部门要积极组织专兼职档案管理人员参加和应的学术交流活动，提升档案管理人员的业务水平以及对电了档案管理工作重要性的认识。根据国家有关电了档案管理的统一要求，结合木校的电子档案的特点和存在的问题，提出可行性的规范措施和管理制度，如：收集范围、整理方法、立卷方式、归档时间、保管措施等，使各系部在归档T作中有章可循，从而使档案管理工作朝着制度化，规范化方向发展，才能使电子档案管理更加专业化。2.2提高档案管理人员的综合素质，培养专

5、业档案管理人才档案管理人员的素质是关系到档案管理工作是否做好的重要的因素，要建设一支高素质的档案人员队伍，必须提升档案人员管理水平及业务能力，加大对档案人员的培训力度，档案管理人员要不仅要学习好档案学、档案管理学等法律法规之外。还要学好相关学科的知识，高校中教科研方面的电子档案是高校电子档案管理中的重中Z重,所以加强专兼职档案管理人员培训，培养出复合型档案管理人才是高校档案管理工作的重要任务。2.3加强电子档案安全保护措施随着信息化建设的快速推进，电了文档的重要性越来越突出，安全保护问题也越来越严重。每一个阶段都存在相应的安全威胁。电了档案安全是指电子档案从

6、产生、存储、处理、传输、利用及销毁和永久保存的过程中存在的安全隐患。要选取质量好，性能优的信息载体存贮档案信息，创造适宜的存贮环境也是电了档案信息载体使用寿命长短的重要因素，还要防止光线和有害气体危害。电子文档保护从防护到借助电了文档安全管理系统，才能真正保证电了档案载体的安全,所以加强电子档案安全保护是提高电子档案利用率和延长使用寿命的保障。2.4保证电子档案信息内容來源的原始真实性、完整性和长期有效性电了档案原始性、真实性、完整性是进行电子档案管理的核心问题。纸质文件内容的原始性清晰可见，内容真伪易于判断，而电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕

7、迹。使档案部门在对电了档案进行检验吋，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。保证电子文件的原始性。电子文件信息的原始性是确定其真实性的基础。要从电了文件生成吋就要开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。制定文件生成和办理的流程控制程序；建立环环和扣的责任者链接，分别对起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档等过程进行严格把关和办理交接手续。才能保证电了档案信息内容来源的原始真实性、完整性。高校的电子文件是高校进行行政管理和教学管理的重要资源，高校要从管理和教学的实际出发，采取切实可行的管理措施，从硬件与软件两个方面來加强高校电了档案管理

8、工作，只有把这些重要信息资源得到很好开发与利用，使Z