机关公文写作知识讲座

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1、机关公文写作知识讲座一'实际才干与应用文写作先从一个实例说起：1971年7月9日基辛格秘密访华，同中国代表章文晋、黄华谈判。双方在草拟公告的问题上出现了僵局。美方草案中有句：“中国政府向尼克松发出访华邀请，尼克松表示乐于接受。”中方不同意这种说法。中方草案中写道：“尼克松愿意访华，我们就提出邀请。”美方则不同意这种说法。双方僵持不下。关键时刻，章文晋专为此事请示周恩来总理。周总理仔细斟酌后，将原文改为：“获悉尼克松总统表示愿意访问中华人民共和国，周恩来总理代表中华人民共和国政府邀请尼克松总统于1972年5月以前的适当时间访问中国。尼克松总统愉快地接受了这一邀请。”基辛格看到

2、中方修改后的文本，感到很高兴，马上同意。后来中美双方同意见报的公告，就是采用的这种表述形式。由这件事我们可以看到，草拟公告一度出现僵局，双方代表的办事能力、写作能力都受到了挑战。中方代表既表现出很强的原则性，同时也表现出办事的灵活性，及时请示周总理。周总理在不违背原则的前提下，拿出求同存异、处理应变的解决办法，终于使中美双方都满意的方案，这正是办事能力的一种高水平的发挥，也是周总理高超的语言文字表述能力的一种生动表现。草拟公告需要很强的办事能力和写作能力，草拟其他应用文同样也需要这样的能力。我们说办事能力也就是才干，这对于机关工作人员是非常重要的。从广义的角度来说，办文、办

3、会、科研、教书、搞行政管理、开展社会活动，这些都叫办事，都需要办事能力。而办事能力与写作能力是并列的，因此我们说一个人的实际才干应该包括写作能力和办事能力。对于机关人员经常接触的应用文写作来说，更需要作者有办事能力。因为应用文是为办事而写的，不办事就无需写应用文。要在会上讲话,才用写发言稿；要找别人借东西才需要写借条。所以说，办事是根本,是应用文写作的基础。而要把事办好办得漂亮，同样需要写作特别是应用文的写作能力。所以说，办事和办文，是机关工作人员必备的基本素质。二、明确几个基本概念1•应用文：是党政机关、企事业单位、社会团体和人民群众在日常生产生活中办理公务和处理个人事务

4、时使用的具有某种惯用格式和实用价值的文体。应用文的适用范围最广、使用频率最高、使用人数最多。作用也无处不在：或用来传达贯彻党和国家方针政策，或用来指导布置商洽请示汇报总结工作，或用来计划组织指挥协调控制等管理；或用来宣传介绍釆购销售商品，或用于征集招聘开业庆典等社会活动，或用来规范人们的行为，等等。应用文是人们进行管理交际处理各种事务的工具，是人们生活中不可或缺的工具。2.公文：2000年8月240,国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》指出，行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。从这个定义可以看

5、到3点：第一，行政公文的制作主体（作者）是行政机关，一般公文可以扩大至人民团体、企事业单位；第二，行政公文的形成环境是“在行政管理过程中”，其他活动被排除在外。第三，行政公文具有特定的性质一一法定效力和规范体式。我们学校平常所发的公文就属于这个范畴。3•文书和文件：文书是指机关团体、企事业单位及个人在工作生产生活中形成并使用的具有惯用格式的文字材料，也就是应用文。包括公务文书和私务文书。文件则是指机关团体、企事业单位等制发的具有红色版头的公文，即人们常说的“红头文件”。一般来说，文书（应用文）公文、文件是逐次包含的。就概念的外延来说，文书最大，公文次之，文件最小。列表如下：

6、应用文：公务文：通用文书（公文、事务文书）（文书）专用文书（财经文书、司法文书、外交文书等）私务文三、公文的写作（-）公文的种类按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关的公文共有13类13种。这些公文是：1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。（例如“国家主席令”、奖令）2•决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（学校常发关于表彰先进的决定）3•公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（发布的规格最高，一般得省级以上权力机关发布，现在公告有用

7、滥的情况）4.通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。（公安机关经常发布通告，非典期间我校发布过几个通告）5•通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。（适用范围最广使用频率最高）6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（学校运用较多情况通报、表彰通报、批评通报等）7议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。不同于提案，提案是人民代表向同级人民代表大会提交审