档案资料管理系统规章制度

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1、档案资料管理制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企业标准档案资料管理制度1起草与发布本标准由公司工程部提出并归口。本标准主要起草人：本标准审核人：本标准批准人：本标准于年月日首次发布。2目的本标准规定了公司形成的各类档案，包括：工程档案、物资采购档案、商务合同档案、会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理标准。3适用范围适用于公司总部及项目部档案资料的管理。4管理职责4.1工程部负责组织对项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。负责对归档的资料进行编目、录入、贮存。负责档案室管理，做好档案的借阅和利用工作。4.2综

2、合部负责行政公文、函件的收发记录、资料归档管理。负责公司资质证照的和管理和归档。负责办公类固定资产资料的管理、整理、移交存档。负责人事档案的管理、整理、移交存档。4.3商务部负责商务资料的管理、整理、移交存档。负责商务函件的收发记录、资料归档管理。13档案资料管理制度1.1物资部负责物资采购资料的管理、整理、移交存档。负责物资采购函件的收发记录、资料归档管理。负责公司工程设备、工器具档案资料管理、整理、移交存档。1.2财务部负责会计档案的管理和归档。2管理内容2.1工程档案4.1.1归档的工程文件宜为原件。4.1.2工程文件的内容及其深度必须符

3、合国家有关工程技术规范、标准和规程要求。4.1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.1.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.1.6所有竣工图均应加盖竣工图章。4.1.6.1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场

4、监理、总监。4.1.6.2竣工图章示例如下图：13档案资料管理制度4.1.6.3竣工图章尺寸为：50mm×80mm。4.1.6.4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.1.6.5利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图。4.1.6.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。4.1.7工程文件的立卷4.1.7.1立卷可采用如下方法：1

5、)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件和影像资料等；2)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；3)竣工图可按单位工程、专业等组卷；4)竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。4.1.7.2立卷过程中宜遵循下列要求：1)案卷不宜过厚，一般不超过30mm.2)案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。4.1.7.3卷内文件的排列1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与记录不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、记录在后的顺序

6、排列。13档案资料管理制度1)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。2)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4.1.7.4案卷的编目　编制卷内文件页号应符合下列规定：1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内代替卷内目录，不必重新编写页码。4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4.1.7.5卷内目录的编制应符合下列规

7、定：1)卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。4)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5)文件题名：填写文件标题的全称。6)日期：填写文件形成的日期。7)页次：填写文件在卷内文件首页之前。8)卷内目录排列在卷内文件首面之前。4.1.7.6案卷封面的编制应符合下列规定：1)案卷封面印刷在卷盒的正表面，同时采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附表的要求。2)案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3)档

8、号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。4)案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内